از جمله عبارت هایی که در این ایام در مورد حوزه مالی می شنویم حسابداری ابری چیست؟ که معمولا به اسم های دیگری همچون حسابداری آنلاین یا حسابداری تحت وب که متکی بر اینترنت است شناخته می شود. سال هاست که برخی از شرکت ها و سازمان ها در حوزه حسابداری بیشتر سیستم ها را بر بستر رایانش ابری ارائه می کنند. حال این سوال برای ما پیش می آید که حسابداری ابری چیست؟ چه دغدغه هایی در این بستر وجود دارد؟ شرکت های ارائه دهنده این سیستم برای حل مشکلات آن از چه راهکار های استفاده می کنند؟
شرح مزایای حسابداری ابری
بسیاری از شغل ها در حال تغییر اولویت های خود می باشند و برای مهار تورم این را در نظر می گیرند که با خدمت گرفتن سیستم حسابداری ابری، کسب و کار ها را به سمت خود جلب نمایند. بعضی ها معتقدند که این تورم ها و تغییرات موقتی است و بعد از این بحران شرایط عادی می گردد اما خیلی از تحلیل ها مشخص می کنند که از این به بعد کسب و کار ها دلیل های محکم تری برای استفاده از سیستم حسابداری ابری خواهند داشت و از جمله آن ها حسابداری وابسته به اینترنت در این مسیر می باشد.
برای استفاده از سیستم های حسابداری ابری، شرکت ها و سازمان ها از راه دور سرویس دهی و میزبانی می گردند. با توجه به این امر با استفاده از این نرم افزار ها، سازمان ها و شرکت ها کسب و کار ها را نگهداری و نیازی به زیرساخت ندارند.
نرم افزار حسابداری ابری کارکرد های همان سیستم های حسابداری سنتی را با توجه به مزایای بیشتر در اختیار ما می گذارد که بیشتر این مزایا توسط سرویس های آنلاین ممکن است. در این حسابداری که وابسته به اینترنت است کمک می کند تا سازمان ها که با پراکندگی جغرافیایی و شعبه های گوناگون هستند بتوانند به یک نسخه یکپارچه از نرم افزار دست یابند و نیازی به کار های دوباره و ثبت اطلاعات در چند جای مختلف و یا استفاده از چند سرور نداشته باشند.
از مزایای دیگر حسابداری ابری در کسب و کار ها، مدل های پرداخت آن ها است که شرکت ها و سازمان ها به جای پرداخت هزینه های زیاد، به مقدار لازم حق اشتراک ماهانه یا یک ساله بپردازند.
در این سیستم، سازمان ها بدون پرداخت هزینه های اضافه یا استفاده از تخصص های فنی، جدید ترین و بروز ترین نرم افزار ها را تهیه می کنند. پس با توجه به این گفته ها بهترین مزیت حسابداری ابری همان کم کردن هزینه ها، امکان دور کاری، صرفه جویی در زمان و نیاز کمتر به نیروی انسانی است.البته نرم افزار ابری مزایای دیگری نیز دارد که در کسب و کار ها با توجه به نیاز و انتظارات آن کار می توان از آن استفاده کرد مثل :
- کم کردن هزینه ها در مورد زیر ساخت ها و سخت افزار ها
- حسابداری از راه دور
- راحت تر کردن شرایط دور کاری برای پرسنل
- پرداخت هزینه مشخص به مقدار لازم
- استفاده بهینه از زمان برای رسیدن به اهداف اصلی کسب و کار
- بروز شدن اتوماتیک نرم افزار و عدم پرداخت هزینه زیادتر
تفاوت حسابداری ابری و غیر ابری
چند تفاوت مهم بین حسابداری ابری و حسابداری غیر ابری وجود دارد.با توجه به اینکه در نرم افزار های حسابداری سنتی برای دسترسی به داده ها فقط چند وسیله کامپیوتری در سازمان ها موجود است، در سیستم حسابداری ابری به وسیله هر دستگاهی که به اینترنت وصل می شود، از هر جا می توان به داده های حسابداری دسترسی داشت. در سیستم های غیر ابری، هزینه تهیه قفل نرم افزار و حفظ و نگهداری آن بر عهده سازمان استفاده کننده می باشد در صورتی که معمولا این کار هزینه های زیادی به سازمان وارد می کند اما در سیستم های ابری این هزینه ها وجود ندارد و شرکت های کوچک تر و در حال رشد، محتاج این سرویس های سنگین نمی باشند.
آیا می توان گفت حسابداری ابری امن می باشد؟
باید توضیح داد که در حسابداری ابری، ذخیره اطلاعات مالی به اندازه سیستم های سنتی و حتی بیشتر از آن ها امنیت دارد. به طور مثال: امکان دارد یک رایانه و یا یک لپ تاپ در سازمان با تمام اطلاعات مالی آن از بین برود یا ربوده شود که باعث لو رفتن اطلاعات به بیرون از سازمان می گردد. پس حسابداری وابسته به اینترنت، هیچ اثری از اطلاعات مالی سازمان را روی رایانه شرکت باقی نمی گذارد و اطلاعات و داده های سازمان در فضایی ابری رمز گذاری شده و حفاظت می گردد که برای دسترسی به آن اطلاعات فقط از طریق رمز عبور امکان پذیر می باشد.
با حسابداری ابری، دو شخص بدون نگرانی می توانند با اشتراک گذاری داده ها و با گذاشتن رمز به راحتی با هم به داده های یکدیگر دسترسی یکسان داشته باشند اما در روش های سنتی برای انتقال داده ها باید از فلش استفاده کرد که ممکن است این فلش ها از دست برود و یا دزدیده شود. تفاوت دیگر، امنیت داده ها می باشد چون ارائه دهندگان این خدمات از دو یا چند سرور پشتیبانی حمایت می شوند و با به وجود آمدن مشکل در شبکه سرور باز هم شما به داده های خود دسترسی خواهید داشت و اطلاعاتی که درون سازمانی نگهداری می شود اگر با بلاهای طبیعی آسیب ببینند و یا تخریب شوند، هرگز بازیابی نمی شوند ولی در حالت حسابداری ابری اینگونه نیست.
کلام آخر
باید به این سوال که حسابداری ابری چست گفت همان حسابداری به صورت انلاین می باشد. اما نکته قابل توجه این حسابداری در دسترسی بودن در عین واحد در چند سیستم است و شما برای گزارش کار نیاز به گزارش گیری و پرینت و.. نمی باشد مدیریت شرکت میتواند کار شما را هر وقت نیاز داشته باشد مشاهده کند.
