آیا هنوز حسابداری بخش کسل کننده کسب و کار شما است و نمی خواهید با آن سر و کار داشته باشید؟
اگر این چنین است…
باید بدانید برای رشد یک کسب و کار نمی توان این بخش مهم را نادیده گرفت
و شاید بتوان تمام فاکتورها را در یک جعبه کفش گذاشته و آنها را به یک غریبه تحویل داد اما همانطور که می دانید اگر آنها را کنترل نکنید می تواند موفقیت آینده کسب و کار شما را به خطر بیندازد.
با این حال، قول می‌دهیم اگر از یک روش مناسب استفاده نمایید حسابداری به آن پیچیدگی که ممکن است از آن بترسید نخواهد بود و در آخر این مقاله هم پیشنهاد ویژه ای برای شما خواهیم داشت…
چگونه حسابداری را برای یک فروشگاه انجام دهید
ثبت تراکنش‌های مالی روزانه یک کسب و کار با دفترداری یا حسابداری به صاحبان آن اجازه می‌دهد که دقیقاً درآمد و هزینه‌های خود را پیگیری کرده و با تجزیه تحلیل دقیق آنها بتوانند تصمیمات مالی خود را بگیرند.
اما در فروشگاه های خرده فروشی (مغازه ها) به طور معمول مراحل متعددی برای حسابداری خود دارند و مدیران آنها اغلب از نزدیک همه چیز را مانند موجودی کنترل می نمایند تا مشخص کنند که چه چیزی فروش خوبی دارد و چه چیزی نه
ولی آنها می توانند با تغییر ابزارهای حسابداری که در انتها خواهیم گفت شیوه کاری خود را بهینه کرده تا مدیریت خود را روان تر و سود دهی خود را به حداکثر برسانند و این حسابداری برای فروشگاه‌های خرده‌فروشی می تواند شامل مدیریت فروش، هزینه‌ها، بدهی ها، مطالبات، موجودی و مشتریان باشد که هرچه بتوان آنها را سیستمی نمود فرایندها سریعتر و راحت تر انجام خواهد شد مانند فشردن یک دکمه!!!
مراقب حساب موجودی خود باشید چون موجودی همه چیز است
بهتر است شما ساختاری داشته باشید که بتوانید بصورت روزانه جریان موجودی انبار خود را دنبال کرده و از تعداد و قیمت فروش هر کدام اطلاع داشته باشید تا علاوه بر منظم شدن فرایندهای فروش دوره ای بتوانید اطلاعات کالاهای فاسد شده، دزدیده شده یا آسیب دیده را داشته باشید چراکه موجودی مهمترین دارایی یک فروشگاه خرده فروشی است و معمولا بیشترین سهم سرمایه گذاری صاحبان مشاغل را شامل می شود بنابراین بسیار مهم است که بدانید حساب های موجودی شما در هر زمان دقیقاً به چه میزان است.
از کنترل موجودی کالا انبار بیشتر بدانید
حفظ ارزش ریالی و تعداد موجودی محصولات مهمترین وظیفه شما به عنوان یک مدیر است و برای این کنترل نیاز دارید که تمامی خریدهای خود از تامین کنندگان، گردش مالی موجودی، تعیین سطح دسترسی به موجودی و اطلاعات حسابداری، میزان فروش و… را همیشه بررسی کرده تا اطمینان داشته باشید طبق برنامه های پیش بینی شده در حال حرکت هستید.
همانطور که گفته شد موجودی فروشگاه برابر با پول خالص بوده و با کنترل همیشگی حداقل میزان موجودی که می‌خواهید در دست داشته باشید می توانید تا قبل از این که از این نقطه عبور کند، دوباره سفارش خرید خود را بدهید.
اما برای حفظ ارزش ریالی موجودی خود بگذارید مثالی را مطرح نماییم:
اگر هر کدام از پنجاه عدد محصول خود را با قیمت صد هزارتومان خریداری کرده باشید و فردا قیمت آن تا صد و پنجاه هزارتومان افزایش یابد، ناگهان موجودی شما ارزش بیشتری پیدا می نماید.
اما اگر قیمت فردا به پنجاه هزارتومان کاهش یابد، موجودی شما ارزش کمتری دارد.
پس مراقب “کوچک شدن ارزش موجودی” خود باشید!
اما حالتی دیگر وجود دارد:
به عنوان مثال شما می‌دانید که پنجاه عدد محصول خریداری کرده اید اما می دانید فقط چهل عدد آن را فروخته اید پس باید ده عدد داشته باشید ولی اگر تنها هشت عدد باقی مانده باشد چی؟
این هم همان “کوچک شدن ارزش موجودی” شما است.
حالا شاید آن دو محصول گم شده،دزدیده شده،خراب شده و یا مجبور شده بیرون انداخته باشید اما معمولا باید کمتر از یک درصد از موجودی کل شما باشد و گرنه این هم نوعی دیگر از ضرر است.
پس کوچک شدن ارزش موجودی می تواند برای هر کسب و کار اتفاق بیوفتد و به همین دلیل است که باید بطور مرتب فهرستی دقیق از موجودی خود داشته باشید تا چیزی از قلم نیوفتد.
درآمد خود را ردیابی کنید
جریان مالی که از فروش حاصل می گردد بزرگترین منبع مالی شما محسوب می شود اما ممکن است از منابع دیگری از درآمد مانند هزینه‌های خدمات پس از فروش، کمیسیون‌های ارسال پستی و پیک و یا حتی فروش گارانتی داشته باشید.
در هر حال بهتر است POS شما به عنوان منبع اصلی درآمد با سیستم حسابرسی شما در یک ارتباط لحظه به لحظه باشد، تا این یکپارچگی به حسابرسی‌های شما نظم ببخشد.
بدهی و دارایی (مطالبات) در حسابداری
اگر هنوز یک حساب بانکی جداگانه برای کسب و کار خود ندارید، همین حالا برای باز کردن حساب اقدام کرده تا بتوانید با دیدن جریان نقدینگی کسب و کار خود، مراقب ورود و خروج پول باشید.
سپس سوابق دقیقی از پول هایی که دیگران به شما بدهکار هستند و همچنین پولها و هزینه هایی که شما باید بپردازید را جمع آوری کرده و نگهداری نمایید. اما یک سیستم حسابداری خوب می تواند به شما یاد آوری کند قبض‌ها و وام‌های اعتباری را به موقع پرداخت کنید و هچنین نشان دهد از چه کسانی باید دریافتی داشته باشید و این مدیریت بدهی ها می تواند اعتبار شما را در بازار تقویت یا حفظ کرده و مدیریت دریافتی ها هم می تواند جریان نقدینگی شما را مثبت نگه داشته و در این زمینه پیشنهاد می شود:
– هزینه ای را زودتر از موعد پرداخت نکنید و اگر قرار است ۳۰ روز باشد، در عرض ۳۰ روز آن را پرداخت نمایید.
– همیشه یک ذخیره در حساب بانکی کسب و کار خود داشته باشید.
بهترین روش حسابداری فروشگاه یا مغازه
سعی نکنید همه این موارد را با استفاده از اکسل یا ماشین حساب جمع کنید. به خودتان لطف کنید و از یک نرم افزار حسابداری استفاده کنید البته نه هر نرم افزار حسابداری!!!
