حسابداری به عنوان یک رشته حرفه‌ای، اصول و قواعدی را برای ثبت و تجزیه و تحلیل مالیات‌ها و سود و زیان‌های یک شرکت فراهم می‌کند. این رشته نقش کلیدی در مدیریت مالی یک سازمان دارد و با استفاده از ابزارها و تکنیک‌های خاص خود، در جمع‌آوری، طبقه‌بندی و تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی کمک می‌کند. حسابداران در فرآیندهای مختلف شامل ثبت دفاتر حساب، تهيه صورت هاي مالي، برگزاري حسابرسي، بودجه ريزي و برنامه ريزي مالي، نظارت بر عملكرد مالي و اجراي كنترل هاي داخلي نقش دارند. آن‌ها با استفاده از دانش خود در حوزه حسابداري، به منظور بهبود عملكرد مالي سازمان، تصميم گيري هاي مالي را انجام مي‌دهند و در جهت بهبود عملكرد سازمان تلاش می‌کنند.
شاید بتوان گفت که وظیفه حسابدار در یک شرکت، یکی از سخت‌ترین و پر مسئولیت ترین وظایف است زیرا با تمامی اسناد رسمی و مالی شرکت سروکار دارد و تنها یک خطای کوچک در امور حسابداری ممکن است شرکت را دچار اختلال نماید و حتی خساراتی جبران ناپذیر به کسب و کارتان وارد کند.
با پیشرفت علم و تکنولوژی نرم افزارهایی به بازار آمد که در انجام امور حسابداری به حسابدار کمک کرده و به صورت هوشمند حسابرسی کلیه اسناد را نیز انجام می دهد. انتخاب نرم افزار حسابداری با توجه به نیاز کسب و کارها متفاوت است. نرم افزارهای حسابداری، به دو دسته رایگان و پولی تقسیم می‌شوند؛ همچنین، نرم افزارهایی که پولی هستند خود به دو دسته نرم افزار حسابداری ارزان قیمت و گران قیمت تقسیم شده اند.
اگر تازه در یک شرکت استخدام شده‌اید و نمی‌توانید از همان ابتدا از مدیر شرکت بخواهید تا یک نرم افزار حسابداری دارای هزینه را خریداری نماید، از همین رو احتمالا شما نرم افزار حسابدای ارزان قیمتی را خریداری و یا به صورت رایگان دانلود خواهید کرد. توصیه ما به شما این است که هرگز برای افزایش سرعت خود در امور حسابداری به استفاده از مجموعه اداری آفیس و اکسل اکتفا نکنید.
انتخاب نرم افزار حسابداری
حسابداران برای آنکه کارهای خود را سریعتر انجام دهند از نرم افزارهای گوناگون استفاده می‌کنند. این نرم افزار کاملا باید متناسب با نیاز شما باشد و باید بدانید که شما از یک نرم افزار حساب داری چه خواسته هایی دارید؟ برای آنکه بتوانید یک نرم افزار حسابداری ارزان قیمت و با کیفیت انتخاب نمایید ابتدا لازم است سوالات زیر را از خود بپرسید و به پاسخ آنان بپردازید.
• می‌خواهید که از این نرم افزار چه امکاناتی را در اختیار شما قرار دهد؟
• می‌خواهید که گزارشاتی که در اختیار شما قرار می‌دهد چگونه باشد؟
• آیا نرم افزار حسابداری برای کسب و کار من مناسب می‌باشد؟
• آیا شما راهکارهای پیشنهادی را برای خواسته های کسب و کار من ارائه می‌دهید؟
• آیا نرم افزار حسابداری با سلیقه شما در کسب و کار مناسب است؟
• چه تعداد کارمند و مشتری میتواند نرم افزار شما را اداره کند؟
• به چه شکل نرم افزار شما به قانون های مالیاتی و مقررات مالی کمک می‌کند؟
• اطلاعات من چگونه ساپورت می‌شوند؟ آیا دسترسی و داده ها میتواند بلافاصله در زمان قطعی از نو ساخته شود؟
• چه اقدامات حفاظتی برای حفظ اطلاعات کسب و کار من و مشتریان من فراهم می‌باشد؟
• تمامی هزینه به چه شکل حساب میشود؟ هزینه های نصب، آموزش، پشتیبانی و ساپورت و نگهداری ابری وجود دارد؟
• چه نوع پشتیبانی فنی و خدمات مشتری را ارائه می‌کنید؟ و چه مدت ساپورت خواهید کرد؟
• آیا آموزش و یادگیری‌های ویژه‌ایی برای استفاده از نرم افزار خواهید داد؟
بله این چند سوال بسیار مهم هستند که در ابتدا باید به این آن‌ها پاسخ دهید و پس از آن به راحتی میتوانید نرم افزار مناسب خود را انتخاب نمایید. در ابتدای کار سعی کنید نرم افزاری را انتخاب کنید که طیف وسیعتری از نیاز‌های شما را پاسخگو باشد. زیرا با افزایش داده‌ها و ثبت اطلاعات در نرم افزار و گذر زمان تغییر سیستم حسابداری به سیستم و نرم افزار جدید سخت و در گاهی موارد غیر ممکن است. به هر حال نرم افزارهای حسابداری که با قیمت خیلی کم عرضه می شوند و معمولا به صورت تحت پلتفرم هستند یک مشکل اساسی دارند و آن هم وجود اطلاعات در حل رایانه شما و یا سرور شماست و خطرات حذف اطلاعات و نبود نسخه پشتیبان مناسب آن را تهدید می‌کند.
در مقابل این نوع نرم افزار‌ها شرکت‌هایی هم هستند که پکیج وسیعی از نرم افزارهای حوزه مالی را ارائه می‌کنند و زمانی که فاکتور خرید نرمافزار برایتان ارسال میشود احتمالا سرتان سوت خواهد کشید.این قیمت زیاد از دو عامل سرچشمه می‌گیرد که مورد اول آن شرکت‌هایی هستند که در طول سالیان زیاد و به صرف بودن در صنعت نرم افزارهای مالی برای خود اسم و رسمی دست و پا کرده اند و مورد دوم شرکت هایی هستند که به صرف کار کردن با شرکت‌های دولتی و نبود اطلاعات کافی از سمت خریداران محصولاتشان معمولا برایشان فاکتور‌های میلیونی ارسال می کنند. نمونه‌ای بارز از این ماجرا نرم افزار مالی همکاران سیستم بود که تا همین چند سال پیش با وجود سابقه طولانی در صنعت نرم افزارهای مالی فاقد نسخه ابری بود.
حسابیکس برای تغییر ماجرا آمد...
در سال‌های گذشته مجموعه حسابیکس با ارائه نرم افزار مالی و حسابداری به صورت کاملا رایگان و متن باز بخش جدیدی را در صنعت نرم افزارهای مالی باز کرد که از مهمترین ویژگی‌های آن علاوه بر متن باز بودن ، رایگان بودن و توانایی کاربران برای راه اندازی حسابیکس خودشان بدون پرداخت هزینه بود.
استفاده حدود 25.000 هزار کاربر در وب سایت اصلی حسابیکس و حدود 3.000 نسخه آفلاین در ابر‌های خصوصی گویای این واقعیت است که کاربران به این نوع جدید از نرم افزارهای حسابداری اعتماد دارند و جامعه توسعه دهندگان را به عنوان تیمی از شرکت خود می‌دانند. در این روش توسعه ،جامعه کاربری با ارائه راهکار و درخواست قابلیت‌های جدید به تیم توسعه به آنان خط مشی توسعه حسابیکس را نشان می دهند به صورتی که حسابیکس آن چیزی خواهد بود که جامعه کاربری به آن نیاز دارد.
برخلاق سایر نرم افزارهای حسابداری ابری در حسابیکس دیتا و اطلاعات کاربر گروگان گرفته نمی شود و کاربران به تمام اطلاعات در قالب‌های مختلف دسترسی کامل دارند این قابلیت به آنان اجازه می‌دهد هر وقت که تمایل داشتند به حسابیکس بیایند و هر زمان که نرم افزار بهتری یافتند به راحتی اطلاعات خود را به همراه داشته باشند.
