فاکتور فروش، اصلیترین سند روزمرهٔ بسیاری از کسبوکارها در حسابیکس آرک است. هر بار که کالا یا خدمتی به مشتری میفروشید، باید یک فاکتور فروش ثبت کنید تا هم مبلغ فروش در حسابها بنشیند، هم (در صورت نیاز) موجودی انبار کم شود، هم بتوانید بعداً گزارش فروش و ماندهٔ مشتری را ببینید.
در این درس فرض میکنیم میخواهید یک فاکتور فروش قطعی (نه پیشفاکتور) صادر کنید. اگر تازهکار هستید، ابتدا مطمئن شوید پیشنیازها را دارید؛ سپس قدمبهقدم هر تب را با هم پر میکنیم.
این درس برای چه کسی است؟
- صاحب فروشگاه یا شرکت که اولین فاکتور فروش را میزند
- حسابدار یا منشی که باید فاکتور را دقیق و مطابق پنل واقعی ثبت کند
- کسی که فاکتور میزند ولی نمیداند تفاوت پیشنویس، پیشفاکتور و قطعی چیست
مسیر منو
دو راه رایج برای رسیدن به فرم فاکتور جدید:
- فاکتور (منوی کناری، بخش حسابداری) ← در صفحه لیست فاکتورها، دکمه افزودن فاکتور یا آیکون + کنار منو
- میانبر از منو: آیکون + کنار آیتم فاکتور در نوار کناری — مستقیم به افزودن فاکتور میرود
عنوان صفحه: افزودن فاکتور. در بالای صفحه نوار تبها و دکمه ذخیره فاکتور (آیکون ذخیره) را میبینید.
پیشنیازها — قبل از باز کردن فرم
بدون این موارد یا ذخیره فاکتور خطا میدهد یا ناقص میماند:
- حداقل یک شخص با نوع «مشتری» در اشخاص — در فاکتور فروش در فیلد طرف حساب انتخاب میشود
- حداقل یک کالا یا خدمت در کالا و خدمات ← کالا/خدمت
- سال مالی تعریفشده در تنظیمات کسبوکار
- دسترسی فاکتور (معمولاً
invoices.viewوinvoices.add؛ برای نوع «فروش» دسترسیinvoice_types.sales)
تنظیمات کسبوکار که روی فاکتور اثر میگذارند
قبل از تمرین عملی، این تنظیمات را یکبار در تنظیمات بررسی کنید. مسیر هر کدام در هاب تنظیمات مشخص است:
۱. شمارهگذاری اسناد
تنظیمات ← فروش و اسناد ← شمارهگذاری اسناد
مشخص میکند شماره فاکتور خودکار با چه پیشوندی صادر شود. در فرم فاکتور، اگر شماره خودکار روشن باشد، سیستم شماره را از سرور رزرو میکند (پیام «در حال دریافت شماره…»). اگر خاموش کنید، باید خودتان شماره وارد کنید — فقط حروف انگلیسی، عدد، خط تیره و زیرخط مجاز است.
۲. چاپ اسناد
تنظیمات ← فروش و اسناد ← چاپ اسناد
سایز کاغذ پیشفرض، مهر و امضا، و فعال بودن QR اشتراک آنلاین را تعیین میکند. در تب تنظیمات داخل خود فاکتور هم میتوانید برای همان فاکتور موقتاً «چاپ بعد از صدور» را عوض کنید.
۳. اعتبار کاربران (مشتریان)
تنظیمات ← کسبوکار و مالی ← اعتبار کاربران
سقف اعتبار پیشفرض و سیاست بررسی اعتبار هنگام فاکتور فروش. اگر مشتری از سقف عبور کند، ممکن است ذخیره متوقف شود مگر در تب تنظیمات فاکتور گزینه نادیده گرفتن اعتبار مشتری را فعال کنید.
۴. فروش اقساطی
تنظیمات ← فروش و اسناد ← فروش اقساطی
پلنهای اقساط از اینجا تعریف میشوند. تا وقتی اینجا پلنی نسازید، تب اقساط در فاکتور فقط با فعال کردن سویچ فروش اقساطی در تب تنظیمات معنا پیدا میکند.
۵. حواله انبار پس از ثبت فاکتور
تنظیمات ← فروش و اسناد (بخش حواله انبار پس از ثبت فاکتور)
پیشفرض کسبوکار: بدون حواله، پیشنویس حواله، یا حواله قطعی. در تب تنظیمات هر فاکتور میتوانید برای همان سند در مرورگر خودتان override کنید.
۶. سامانه مودیان (اختیاری)
اگر افزونه مودیان فعال است: تنظیمات ← یکپارچهسازیها ← سامانه مودیان مالیاتی. سویچ ارسال به کارپوشه مودیان در تب تنظیمات فاکتور به این اتصال وابسته است.
نمای کلی صفحه «افزودن فاکتور»
صفحه از چند تب تشکیل شده. برای فاکتور فروش قطعی معمولاً این ترتیب را طی میکنید:
- اطلاعات فاکتور — سرصفحه: نوع، تاریخ، مشتری، ارز
- کالاها و خدمات — ردیفهای کالا، قیمت، تخفیف، انبار
- تراکنشها — فقط وقتی فاکتور قطعی است (پیشنویس خاموش)؛ ثبت دریافت نقدی/بانکی همان لحظه
- اضافات و کسورات — برای فروش/خرید؛ هزینه حمل، بستهبندی و…
- اقساط — فقط اگر فروش اقساطی در تب تنظیمات فعال باشد
- تنظیمات — انبار، چاپ، اعتبار، مودیان
تب ۱ — اطلاعات فاکتور
در این تب «شناسنامه» فاکتور را مینویسید. دو سویچ بالای فرم:
- پیشنویس — اگر روشن باشد، فاکتور در گزارش مالی قطعی لحاظ نمیشود تا تأیید شود (پیشفاکتور). برای فروش واقعی معمولاً خاموش بگذارید.
- شماره خودکار — توصیه میشود روشن بماند تا شماره تکراری نشود.
فیلد «نوع فاکتور» (کمبوباکس — الزامی)
روی انتخاب نوع فاکتور کلیک کنید. گزینهها و کاربرد هر کدام:
| گزینه | کی استفاده کنیم؟ |
|---|---|
| فروش | فروش عادی به مشتری — موضوع این درس |
| برگشت از فروش | مشتری کالا را پس داده؛ موجودی برمیگردد |
| خرید | خرید از تأمینکننده — فیلد «تأمینکننده» بهجای طرف حساب |
| برگشت از خرید | برگرداندن کالا به تأمینکننده |
| ضایعات | خروج کالای آسیبدیده از انبار بدون طرف حساب فروش |
| مصرف مستقیم | مصرف داخلی کالا |
| تولید | تبدیل مواد اولیه به محصول نهایی — نیاز به فرمول تولید |
برای درس امروز: فروش را انتخاب کنید.
شماره فاکتور (الزامی)
با شماره خودکار: سیستم شماره رزرو میکند. اگر خطا دیدید «شماره فاکتور هنوز آماده نیست»، دکمه تلاش مجدد را بزنید. با شماره دستی: مثال INV-2024-001.
تاریخ فاکتور و تاریخ سررسید
- تاریخ فاکتور * — تاریخ ثبت سند؛ روی گزارشهای روزانه اثر دارد
- تاریخ سررسید — برای فروش نسیه؛ اگر نقدی است میتوانید خالی بگذارید
طرف حساب (کمبوباکس — برای فروش الزامی)
مشتری را جستوجو و انتخاب کنید. کنار نام، مانده مالی (بدهکار/بستانکار) نمایش داده میشود. اگر مشتری در لیست نیست:
- از همان کمبوباکس گزینه افزودن سریع (در صورت وجود) یا
- به اشخاص بروید، افزودن شخص، نوع مشتری را تیک بزنید، ذخیره، سپس برگردید
وقتی مشتری انتخاب شد، اگر اعتبار فعال باشد پیامهایی مثل «کنترل اعتبار فعال» و «اعتبار باقیمانده تقریبی» میبینید.
ارز فاکتور
پیشفرض معمولاً ریال است. اگر کسبوکار چندارزی است، ارز را عوض کنید و در صورت نمایش، نرخ ارز را از لیست نرخهای ثبتشده انتخاب کنید.
پروژه، ارجاع، فروشنده
- پروژه — اگر پروژهمحور کار میکنید؛ در گزارشها فیلتر پروژه دارید
- ارجاع — شماره سفارش مشتری، مثلاً
PO-2024-001 - فروشنده/بازاریاب — شخصی با نوع بازاریاب/فروشنده؛ برای محاسبه پورسانت
- نوع کارمزد — درصدی یا مبلغی؛ سپس درصد یا مبلغ کارمزد
برچسبها و شرح فاکتور
- برچسبها — دستهبندی داخلی؛ با برچسب جدید میسازید
- شرح فاکتور — توضیح آزاد؛ روی چاپ میآید
تب ۲ — کالاها و خدمات
قلب مبلغ فاکتور اینجاست. جدول ستونها: # | کالا و خدمات | تعداد/واحد | انبار (اگر کنترل موجودی فعال) | قیمت واحد | مبلغ کل
افزودن ردیف
دکمه افزودن (۱، ۲، ۵ یا ۱۰ ردیف). میانبرها: F2، Ctrl+Shift+N، Q+I (بسته به تنظیم شخصی).
- در ستون کالا، نام یا کد را تایپ کنید و از لیست انتخاب کنید
- تعداد را وارد کنید — باید بزرگتر از صفر باشد
- قیمت واحد — معمولاً از قیمت فروش کالا پر میشود؛ در صورت دسترسی قابل ویرایش است
- در صورت نیاز شرح (اختیاری) برای همان ردیف
- تخفیف — نوع درصد یا مبلغ
- مالیات — درصد و مبلغ مالیات ردیف
- اگر کالا کنترل موجودی دارد و حواله انبار فعال است، انبار ردیف را انتخاب کنید — در غیر این صورت خطا: «انبار ردیف N الزامی است»
تخفیف کلی فاکتور
پایین جدول کارت تخفیف کلی فاکتور: نوع درصدی یا مبلغ، سپس مقدار. روی جمع نهایی اثر میگذارد (جدا از تخفیف هر ردیف).
جمعهای پایین صفحه
چیپهای جمع مبلغ، جمع تخفیف، جمع مالیات، جمع کل را قبل از ذخیره با ماشینحساب خودتان مقایسه کنید.
تب ۳ — تراکنشها (فقط فاکتور قطعی)
اگر پیشنویس خاموش باشد، این تب باز است. برای فروش نقدی همان لحظه:
- یک ردیف تراکنش دریافت اضافه کنید
- حساب صندوق یا حساب بانکی را انتخاب کنید
- مبلغ را برابر جمع فاکتور (یا بخشی از آن برای پیشپرداخت) بگذارید
اگر این تب را خالی بگذارید، فاکتور ثبت میشود ولی مشتری بدهکار میماند تا بعداً در دریافت و پرداخت تسویه کنید.
تب ۴ — اضافات و کسورات
برای فاکتور فروش/خرید. مثالها: هزینه حمل (اضافه)، تخفیف ویژه سر فاکتور (کسر). هر ردیف به یک حساب از جدول حساب وصل میشود. اگر حساب اشتباه انتخاب شود، validation خطا میدهد.
تب ۵ — اقساط (اختیاری)
فقط وقتی در تب تنظیمات سویچ فروش اقساطی روشن باشد. جزئیات در درس جداگانه «فروش اقساطی» آمده است.
تب ۶ — تنظیمات (داخل خود فاکتور)
فروش اقساطی
سویچ فروش اقساطی — با فعال شدن، تب اقساط ظاهر میشود و طرح اقساط همراه فاکتور ذخیره میشود.
حواله انبار پس از ثبت
سه حالت (دکمههای segmented):
| حالت | معنی | کی مناسب است؟ |
|---|---|---|
| بدون حواله | فقط فاکتور؛ موجودی عوض نمیشود | خدمات بدون موجودی، یا انبار جداگانه بعداً |
| پیشنویس حواله | حواله ساخته میشود ولی قطعی نیست | انباردار بعداً تأیید میکند |
| حواله قطعی | با ذخیره فاکتور، موجودی فوراً کم میشود | فروشگاهی که موجودی لحظهای مهم است |
اگر حواله فعال است: انبار کلی (سطح سند) — اگر ردیفها انبار نداشته باشند از این انبار استفاده میشود.
نادیده گرفتن اعتبار مشتری
فقط فاکتور فروش. با روشن کردن، سقف اعتبار برای این فاکتور خاص اعمال نمیشود (مثلاً با تأیید مدیر).
چاپ فاکتور بعد از صدور
با فعال شدن: سایز کاغذ (A4، A5، A6، 80mm فیش)، جهت چاپ (عمودی/افقی)، نمایش مهر و امضا، QR نمایش آنلاین (اگر در تنظیمات کسبوکار مجاز باشد)، قالب چاپ (یا «— بدون قالب سفارشی —»).
ارسال به کارپوشه مودیان
اگر یکپارچه مودیان فعال است، فاکتور پس از ثبت در صف ارسال قرار میگیرد.
مثال عملی — فروش یک لپتاپ نقدی
سناریو: مشتری «شرکت رایان» یک لپتاپ ۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریالی میخرد و نقد صندوق میپردازد.
- فاکتور ← + / افزودن فاکتور
- تب اطلاعات: نوع فروش؛ پیشنویس خاموش؛ شماره خودکار روشن؛ تاریخ امروز؛ طرف حساب «شرکت رایان»
- تب کالاها: یک ردیف — کالا «لپتاپ ۱۵ اینچ»، تعداد ۱، قیمت ۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰، انبار «انبار مرکزی» (اگر حواله فعال است)
- تب تراکنشها: دریافت ۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ به صندوق اصلی
- تب تنظیمات: حواله قطعی (اگر میخواهید موجودی همان لحظه کم شود)
- ذخیره فاکتور
انتظار: پیام «فاکتور با موفقیت ثبت شد»؛ در لیست فاکتورها سند قطعی؛ مانده مشتری رایان تغییر نکرده (نقدی)؛ موجودی لپتاپ ۱ عدد کم شده؛ در صندوق ۵۰ میلیون اضافه شده.
ذخیره فاکتور — چه زمانی خطا میگیرید؟
پیامهای رایج (دقیقاً از برنامه):
- «نوع فاکتور الزامی است» — نوع را انتخاب کنید
- «تاریخ فاکتور الزامی است»
- «ارز فاکتور الزامی است»
- «شماره فاکتور الزامی است» / «در حال آمادهسازی» / «هنوز آماده نیست»
- «حداقل یک ردیف کالا/خدمت وارد کنید»
- «انتخاب طرف حساب الزامی است» — برای فروش مشتری انتخاب نشده
- «تعداد ردیف N باید بزرگتر از صفر باشد»
- «انبار ردیف N الزامی است» — حواله فعال ولی انبار خالی
- «هشدار: مبلغ فاکتور صفر است» — دیالوگ تأیید: بله، ثبت کن یا انصراف
پس از موفقیت: «فاکتور با موفقیت ثبت شد». اگر چاپ بعد از صدور فعال باشد، PDF باز یا دانلود میشود.
نتیجه مورد انتظار — چکلیست بعد از ذخیره
- فاکتور در فاکتور ← لیست با نوع فروش و وضعیت قطعی دیده شود
- با باز کردن جزئیات، ردیفها و جمعها درست باشد
- در اشخاص ← مانده مشتری (اگر نسیه) بهروز شده باشد
- در گزارشها ← فروش روزانه، این فاکتور در تاریخ صحیح باشد
- اگر حواله قطعی بود: در انبارداری ← حوالههای انبار سند مرتبط وجود داشته باشد
عیبیابی رایج
- علائم: دکمه ذخیره غیرفعال — علت: شماره خودکار هنوز رزرو نشده — راهحل: صبر کنید یا «تلاش مجدد»؛ یا شماره دستی وارد کنید
- علائم: «انتخاب طرف حساب الزامی» — علت: مشتری انتخاب نشده — راهحل: طرف حساب را از combobox انتخاب کنید
- علائم: خطای اعتبار — علت: سقف اعتبار — راهحل: در تب تنظیمات «نادیده گرفتن اعتبار» یا افزایش سقف در اشخاص/تنظیمات اعتبار
- علائم: «انبار ردیف الزامی» — علت: حواله فعال بدون انبار — راهحل: انبار هر ردیف یا انبار کلی سند را پر کنید
- علائم: موجودی کافی نیست — علت: حواله قطعی با موجودی منفی ممنوع — راهحل: موجودی را اصلاح یا حواله را پیشنویس کنید
- علائم: نوع فاکتور قفل است — علت: ارسال به مودیان یا وضعیت سند — راهحل: فاکتور جدید بزنید یا از برگشت از فروش استفاده کنید
گام بعدی یادگیری
- فروش نسیه بدون تب تراکنشها ← بعداً دریافت و پرداخت
- فروش خردهسری سریع ← درس فروش سریع
- فروش اقساطی ← درس فروش اقساطی