فاکتور خرید سندی است که هر بار از تأمینکننده کالا یا خدمت میخرید ثبت میکنید. با این سند هم بدهی شما به تأمینکننده در حسابها مینشیند، هم (در صورت تنظیم) موجودی انبار افزایش مییابد و میتوانید گزارش خرید و ماندهٔ تأمینکننده را ببینید.
فرم فاکتور خرید همان صفحهٔ افزودن فاکتور است؛ فقط نوع فاکتور را روی خرید میگذارید و بهجای «طرف حساب» فیلد تأمینکننده را پر میکنید.
این درس برای چه کسی است؟
- حسابدار یا انباردار که خرید کالا از فروشنده را ثبت میکند
- کسبوکاری که میخواهد موجودی انبار با ورود کالا بهروز شود
- کسی که فاکتور فروش را بلد است و میخواهد تفاوتهای خرید را بداند
مسیر منو
- فاکتور (منوی کناری، بخش حسابداری) ← افزودن فاکتور
- یا آیکون + کنار منوی فاکتور
پیشنیازها
- حداقل یک شخص با نوع تأمینکننده (یا فروشنده) در اشخاص
- کالا یا خدمت — برای خرید کالا، کالا باید در سیستم تعریف شده باشد
- سال مالی فعال
- دسترسی فاکتور:
invoices.addو برای نوع خرید:invoice_types.purchase
تنظیمات مرتبط (قبل از اولین فاکتور خرید)
۱. شمارهگذاری اسناد
تنظیمات ← فروش و اسناد ← شمارهگذاری اسناد — پیشوند شماره فاکتور خرید.
۲. ثبت حسابداری فاکتور خرید
تنظیمات ← فروش و اسناد ← ثبت حسابداری فاکتور خرید
| گزینه | معنی |
|---|---|
| مستقیم روی موجودی | بدهکار خرید مستقیماً به حساب موجودی/کالا میرود — سادهتر |
| GRNI دو مرحلهای | ثبت دو مرحلهای (Goods Received Not Invoiced) — برای سازمانهای بزرگتر |
توجه: تغییر این تنظیم فقط روی فاکتورهای جدید اثر دارد.
۳. حواله انبار پس از ثبت فاکتور
در تب تنظیمات فاکتور: بدون حواله، پیشنویس حواله، یا حواله قطعی. برای خرید، حواله ورود به انبار است (موجودی زیاد میشود).
مراحل صدور فاکتور خرید
گام ۱ — تب اطلاعات فاکتور
- سویچ پیشنویس را برای خرید واقعی خاموش بگذارید.
- در کمبوباکس نوع فاکتور گزینه خرید را انتخاب کنید.
- شماره فاکتور — با شماره خودکار یا دستی.
- تاریخ فاکتور و در صورت نسیه تاریخ سررسید.
- در کمبوباکس تأمینکننده شخص را انتخاب کنید. اگر خالی بماند: «انتخاب تامینکننده الزامی است».
- ارز و در صورت نیاز نرخ ارز.
- شرح فاکتور — مثلاً شماره فاکتور فروشنده.
گام ۲ — تب کالاها و خدمات
برای هر ردیف:
- کالا/خدمت — از لیست انتخاب یا جستوجو
- تعداد و قیمت واحد (قیمت خرید)
- تخفیف ردیفی (در صورت توافق با فروشنده)
- انبار — انباری که کالا وارد میشود (اگر چند انبار دارید)
میتوانید تخفیف کلی روی کل فاکتور هم اعمال کنید.
گام ۳ — تب تراکنشها (پرداخت)
فقط وقتی فاکتور قطعی است (پیشنویس خاموش):
- اگر نقدی پرداخت کردید: ردیف پرداخت از صندوق یا حساب بانکی
- اگر نسیه خریدید: تب را خالی بگذارید — بدهی در ماندهٔ تأمینکننده میماند
- پرداخت جزئی هم ممکن است — مانده باقیمانده در حساب شخص
گام ۴ — تب اضافات و کسورات (اختیاری)
هزینه حمل، بستهبندی، عوارض و موارد مشابه که روی جمع فاکتور اثر میگذارد.
گام ۵ — تب تنظیمات
- حواله انبار — بدون / پیشنویس / قطعی
- انبار سند — انبار پیشفرض برای حواله
- چاپ بعد از صدور
تب اقساط در فاکتور خرید وجود ندارد — فقط برای فروش است.
گام ۶ — ذخیره
دکمه ذخیره فاکتور (آیکون ذخیره بالای صفحه). پیام موفقیت: فاکتور ثبت شد.
تفاوت فاکتور خرید و فروش
| موضوع | خرید | فروش |
|---|---|---|
| طرف حساب | تأمینکننده | مشتری (طرف حساب) |
| موجودی انبار | افزایش (ورود) | کاهش (خروج) |
| تراکنش | پرداخت به فروشنده | دریافت از مشتری |
| اقساط | ندارد | دارد |
| فروشنده/کارمزد | ندارد | دارد |
| اعتبار مشتری | ندارد | دارد |
مثال عملی — خرید ۵۰ عدد کاغذ A4 از شرکت پخش
- در اشخاص شخص «شرکت پخش کاغذ» با نوع تأمینکننده ساخته شده.
- افزودن فاکتور ← نوع خرید.
- تأمینکننده: شرکت پخش کاغذ.
- ردیف: کالای «کاغذ A4»، تعداد ۵۰، قیمت واحد ۱۵۰٬۰۰۰ ریال، انبار «انبار اصلی».
- تب تنظیمات: حواله قطعی، انبار اصلی.
- تب تراکنشها: پرداخت ۷٬۵۰۰٬۰۰۰ ریال از حساب بانکی.
- ذخیره فاکتور.
انتظار: موجودی کاغذ A4 +۵۰؛ مانده شرکت پخش بستانکار (اگر نقدی پرداخت شده ≈ صفر)؛ سند حسابداری خرید در دفتر.
برگشت از خرید
اگر کالا را به تأمینکننده برگرداندید: نوع فاکتور برگشت از خرید — همان فرم، اما موجودی کم و بستانکاری تأمینکننده ثبت میشود.
نتیجه — چکلیست
- فاکتور نوع خرید در لیست فاکتور
- مانده تأمینکننده در اشخاص ← گردش حساب
- موجودی کالا در انبار یا گزارش موجودی
- در صورت پرداخت: گردش بانک/صندوق
عیبیابی
- «انتخاب تامینکننده الزامی است» — شخص با نقش تأمینکننده انتخاب نشده
- موجودی عوض نشد — حواله «بدون» یا «پیشنویس» است؛ روی قطعی بگذارید یا حواله را دستی قطعی کنید
- قیمت خرید اشتباه در گزارش سود — قیمت واحد در ردیف فاکتور خرید را اصلاح کنید؛ قیمت فروش در کارت کالا جداست
- شماره تکراری — شماره خودکار را روشن کنید یا شماره یکتا وارد کنید
- دسترسی رد شد — نقش کاربر باید
invoice_types.purchaseداشته باشد
گام بعدی
- فروش به مشتری ← صدور فاکتور فروش
- صندوق فروشگاه ← فروش سریع