امنیت داده حسابداری یعنی چه کسی به مانده و فاکتور دسترسی دارد، پشتیبان کجاست، و اگر فردا بخواهید از سرویس خارج شوید چه چیزی دستتان می‌ماند. محل سرور — ابر یا اتاق پشتی دفتر — به‌تنهایی این سؤال‌ها را جواب نمی‌دهد. نصب ویندوز محلی با رمز مشترک و بدون پشتیبان، از ابر با نقش و ورود دومرحله‌ای ناامن‌تر است. برعکس، ابری که خروجی استاندارد نمی‌دهد و همه کاربران مدیرند، داده را گروگان و در معرض خطای داخلی می‌گذارد.
مقایسه معماری را در ویندوز یا ابر بخوانید. این مقاله کنترل‌های عملی برای تیم کوچک است.
نقش به‌جای رمز مشترک
صندوق نباید قیمت خرید و گزارش سود را ببیند و نباید فاکتور را بی‌نظارت ابطال کند. حسابدار سند دستی و بستن دوره دارد. مالک دسترسی نهایی و خروجی. رمز مشترک روی کاغذ کنار سیستم، بعد از رفتن یک نفر هنوز کار می‌کند. برای هر فرد کاربر جدا، و با رفتنش دسترسی را ببندید. این کنترل از هر فایروال برای مغازه مهم‌تر است.
ورود دومرحله‌ای را برای نقش مدیر روشن کنید. تلفن مشترک برای پیامک ورود، همان رمز مشترک است با شکل مدرن.
پشتیبان و آزمون بازیابی
پشتیبان روی همان رایانه‌ای که نرم‌افزار اجرا می‌شود، در باج‌افزار با اصل فایل با هم می‌روند. یک نسخه بیرون از آن دستگاه — دیسک جدا، فضای دیگر، یا پشتیبان ارائه‌دهنده با سیاست روشن — لازم است. مهم‌تر از گرفتن پشتیبان، یک‌بار بازیابی آزمایشی است. فایلی که هیچ‌وقت باز نشده، پشتیبان نیست.
خروجی دوره‌ای اشخاص، کالا و مانده را حتی در ابر بگیرید. این عادت مسیر خروج از قفل فروشنده را زنده نگه می‌دارد. متن‌باز بودن این مسیر را بازتر می‌کند؛ حسابداری متن‌باز.
آنچه در ابر باید بپرسید
داده در کدام چارچوب حقوقی نگه داشته می‌شود؟ چه کسی در شرکت ارائه‌دهنده دسترسی پشتیبانی دارد و آیا با اجازه و ردپا است؟ اگر قرارداد تمام شود، خروجی کامل چیست و تا چند روز بعد از قطع در دسترس است؟ آیا حذف یک شرکت در ظاهر، در پشتیبان‌های قدیمی هم سیاست دارد؟ پاسخ مبهم را قبل از انتقال تاریخچه نپذیرید.
حسابیکس آرک هسته متن‌باز و مسیر ابری دارد؛ باز هم این سؤال‌ها را برای هر استقرار — ابر یا خودمیزبان — بپرسید. صفحهٔ پلتفرم.
مودیان، گواهی، و فایل حساس
گواهی امضای مالیاتی و کلیدها را در پوشه مشترک نگذارید. دسترسی ارسال سامانه را محدود کنید. فایل خروجی XML یا اکسل مشتریان را روی رومیزی عمومی رها نکنید. مقالهٔ حافظه مالیاتی.
مثال رمز مدیر روی میز
فروشگاه سه نفره با یک کاربر «admin» و رمز کوتاه. حسابدار قبلی رفته و رمز عوض نشده. هر فاکتور ابطالی و هر خروجی اشخاص بدون ردپای فرد مشخص انجام می‌شود. بعد از یک اختلاف موجودی، نمی‌دانید چه کسی سند زده است. ساختن کاربر جدا و بستن admin عمومی، همان هفته قابل انجام است و از نصب آنتی‌ویروس جدید برای این سناریو مؤثرتر.
سؤالات پرتکرار
ابر برای داده مالی خطرناک‌تر است؟
نه لزوماً. خطر را با نقش، پشتیبان، و خروج داده بسنجید نه با برچسب ابر. مرکز داده منظم ممکن است از رایانه بدون به‌روزرسانی در مغازه امن‌تر باشد.
موبایل حسابدار
قفل صفحه، و عدم ذخیره رمز در پیام‌رسان. دسترسی فقط‌خواندنی برای مشاهده مانده اگر برای سفر کافی است، بهتر از دسترسی کامل روی گوشی است.
چند شرکت روی یک ورود
انتخاب شرکت باید صریح باشد. چندشرکتی.
هوش مصنوعی و داده
داده حساس را در گفت‌وگوی عمومی نگذارید. گزارش هوش مصنوعی.
حداقل ماهانه چه کار کنیم؟
خروجی اشخاص و کالا، مرور کاربران فعال، یک نگاه به لاگ ورود اگر دارید، و تأیید این‌که پشتیبان تازه است. همین چهار کار از بحث نظری معماری مهم‌تر است.
جمع‌بندی
امنیت داده حسابداری یعنی کاربر جدا، نقش محدود، پشتیبان بیرون از دستگاه، آزمون بازیابی، و خروجی که قفل فروشنده نباشد. محل سرور را با این کنترل‌ها عوضی نگیرید. امروز لیست کاربران را باز کنید و هر کسی که دیگر در تیم نیست را ببندید؛ همان یک کار معمولاً بزرگ‌ترین سوراخ دسترسی را می‌بندد.