حسابداری ووکامرس یعنی سفارش سایت، موجودی انبار و فاکتور رسمی از یک کالا و یک مشتری حرف بزنند. در بسیاری از فروشگاه‌های ایرانی این سه تا از هم جدا افتاده‌اند: سایت می‌فروشد و موجودی نمایشی را کم می‌کند، انبار در یک فایل یا نرم‌افزار دوم کم می‌شود، و حسابدار آخر شب در نرم‌افزار سوم فاکتور می‌زند تا به سامانه مودیان برسد. تا وقتی سفارش کم است، با خستگی جمع می‌شود. در اوج فروش جمعه یا در کمپین، موجودی سایت دروغ می‌گوید، کالای ناموجود فروخته می‌شود، و صورتحساب از فاکتوری می‌آید که با سفارش یکی نیست. همگام‌سازی یعنی یک منبع حقیقت، نه نصب افزونه برای تیک خوردن چک‌لیست.
این راهنما برای فروشگاهی است که ووکامرس دارد یا می‌خواهد داشته باشد و می‌خواهد دفتر مالی‌اش همان داده را بخواند. صفحهٔ حسابداری فروش آنلاین زاویه کانال را می‌گوید؛ این‌جا زاویه سند و موجودی است.
سه رویدادی که باید یکی شوند
سفارش وقتی در ووکامرس پرداخت‌شده یا طبق سیاست شما قطعی می‌شود، باید به کاهش موجودی قابل فروش و به فاکتور یا پیش‌فاکتور در دفتر با همان مشتری و همان ردیف کالا برسد. اگر مرحله سوم دستی است، همان‌جا در اوج فروش می‌شکند. اگر موجودی فقط در سایت کم شود و در انبار حسابداری نه، بهای تمام‌شده و ترازنامه دروغ می‌گویند. اگر فاکتور در دفتر زده شود و سایت خبر نداشته باشد، ممکن است همان کالا دوباره فروخته شود.
وضعیت سفارش را با وضعیت حسابداری قاطی نکنید. «در انتظار پرداخت» فروش قطعی نیست و نباید موجودی را مثل فروش نهایی قفل کند مگر سیاست رزرو موقت داشته باشید و زمان آزادسازی‌اش روشن باشد. «لغو شده» باید رزرو را برگرداند. «مسترد شده» باید با برگشت از فروش و برگشت کالا به انبار بخواند، نه فقط با یک وضعیت رنگی در ووکامرس.
نگاشت کالا؛ اسم شبیه کافی نیست
SKU سایت باید به کارت کالای حسابداری برسد. شباهت نام «تیشرت آبی» در دو سیستم، دو موجودیت جدا می‌سازد و با اولین تغییر نام در سایت می‌شکند. روی کارت کالا شناسه کالا و خدمت سامانه مودیان و نرخ ارزش افزوده قفل شود تا سفارش مشمول و معاف قاطی نشود. جزئیات شناسه در مقالهٔ شناسه کالا و خدمت است؛ این‌جا اصل این است که ردیف سفارش بدون کارت کامل به فاکتور نوع ۱ تبدیل نشود.
متغیرهای ووکامرس — رنگ، سایز، حافظه — اگر موجودی جدا دارند، در انبار هم باید کالا یا ویژگی جدا باشند. یک کالای پدر با موجودی مشترک، سایز ناموجود را می‌فروشد. اگر تولیدکننده موجودی را روی متغیر نگه می‌دارد، حسابداری باید همان دانه را ببیند نه فقط محصول والد.
کالاهای بسته‌ای و هدیه در سبد را از قبل در دفتر تعریف کنید. ساختن کارت در لحظه سفارش، شناسه مودیان خالی و نرخ مالیات حدسی می‌سازد. کالای جدید اول در دفتر کامل شود، بعد در سایت منتشر شود؛ ترتیب برعکس منبع خطا در کمپین است.
نگاشت مشتری؛ مهمان را به متفرقه نفرستید
مشتری حقوقی که فاکتور نوع ۱ می‌خواهد باید شناسه ملی و کد اقتصادی در دفتر داشته باشد. فرم تسویه سایت یا فرآیند بعد از خرید باید این داده را بگیرد، نه این‌که همه سفارش‌ها به «مشتری متفرقه» بروند و حسابدار فردا دستی جدا کند. مشتری حقیقی مصرف‌کننده نهایی معمولاً مسیر نوع ۲ دارد؛ سیاست را بنویسید تا فروشنده سایت برای هر سفارش نوع صورتحساب را حدس نزند.
آدرس و کد پستی اگر برای ارسال لازم است، همان را برای صورتحساب هم کنترل کنید وقتی نوع ۱ است. دو آدرس متفاوت — ارسال و صورتحساب — در کسب‌وکار B2B رایج است؛ نرم‌افزار باید هر دو را نگه دارد و برای سامانه فیلد درست را بفرستد.
موجودی؛ سایت نباید جلوتر از انبار بفروشد
عدد قابل فروش سایت باید از مانده قابل تعهد انبار بیاید، نه از یک عدد دستی در ووکامرس که ماه پیش کسی وارد کرده است. کانال حضوری و کانال سایت اگر از یک انبار می‌فروشند، بدون قفل موجودی مشترک، هر دو همزمان آخرین قطعه را می‌فروشند. اولویت با ثبت سریع خروج است؛ تأخیر همگام‌سازی را با رزرو کوتاه روی سفارش پرداخت‌نشده مدیریت کنید، نه با موجودی خیالی.
انبارگردانی را روی دفتر ببندید و نتیجه را به سایت فشار دهید. اصلاح موجودی فقط در ووکامرس، کاردکس حسابداری را جا می‌گذارد و سود را خراب می‌کند. مقالهٔ بهای تمام‌شده کالا وقتی معنی دارد که خروج سایت هم حواله باشد.
فاکتور، پیش‌فاکتور و سامانه مودیان
پیش‌فاکتور پیشنهاد است؛ تا پرداخت و قطعی شدن، نباید صورتحساب اصلی سامانه شود. تبدیل سفارش به فاکتور باید آگاهانه باشد. ارسال خودکار صد سفارش ناقص به مودیان، صف ردشده می‌سازد. اعتبارسنجی قبل از ارسال — شناسه کالا، خریدار نوع ۱، نرخ مالیات — همان کنترل مقالهٔ صورتحساب الکترونیکی است.
برگشت در ووکامرس را با موضوع برگشت از فروش در دفتر و در سامانه یکی کنید. استرداد وجه بدون برگشت کالا، یا برگشت کالا بدون سند، هر دو گزارش را خراب می‌کنند. تخفیف کوپن باید در فاکتور دیده شود و مالیات بعد از تخفیف با سیاست سازمان یکی باشد؛ کوپنی که فقط در سایت هست و در فاکتور نیست، خریدار حقوقی را در ارزش افزوده به دردسر می‌اندازد.
چه چیزی را خودکار کنید و چه چیزی را نه
خودکار: ساخت یا به‌روزرسانی فاکتور از سفارش قطعی، کاهش موجودی، نگاشت SKU، انتقال تخفیف ردیف. دستی با نظارت: اولین سفارش مشتری حقوقی جدید اگر داده مالیاتی ناقص است، سفارش‌های با کالای ناشناس، و استثناهای مبلغ صفر یا هدیه پیچیده. قفل کنید: کاربر سایت نباید بتواند نوع صورتحساب و شناسه کالا را در لحظه عوض کند.
در حسابیکس اتصال ووکامرس برای همین یک منبع حقیقت است، نه برای ساختن یک گزارش فروش جدا که با دفتر نمی‌خواند. اگر افزونه فقط سفارش را در یک جدول کناری می‌ریزد و سند نمی‌سازد، هنوز همگام نشده‌اید.
چک‌لیست قبل از کمپین
- هر محصول قابل فروش SKU و کارت حسابداری و شناسه مودیان دارد.
- موجودی سایت از انبار دفتر می‌آید و کانال حضوری همان انبار را کم می‌کند.
- سفارش آزمایشی حقوقی به فاکتور نوع ۱ با پیش‌نمایش سامانه تبدیل می‌شود.
- سفارش آزمایشی لغو و استرداد، موجودی را برمی‌گرداند و سند برگشت می‌سازد.
- کوپن درصدی روی فاکتور و مالیات اثر درست دارد.
- گزارش فروش روز سایت با جمع فاکتورهای همان روز دفتر در یک محدودهٔ قابل توضیح است.
سؤالات پرتکرار
سفارش پرداخت‌نشده را فاکتور کنیم تا موجودی کم شود؟
بهتر است رزرو موقت با زمان انقضا باشد نه فاکتور قطعی. فاکتور قطعی بدون پرداخت، طلب دروغ و در صورت ارسال به سامانه، صورتحساب زودرس می‌سازد. سیاست رزرو را کوتاه نگه دارید تا کالا برای همیشه قفل نشود.
چند انبار و یک سایت؟
باید معلوم باشد سفارش از کدام انبار تعهد می‌شود. ارسال از انبار نزدیک‌تر بدون کم کردن همان انبار، موجودی کل را درست و موجودی محل را غلط نشان می‌دهد. اولویت انبار را در قاعده بنویسید.
مارکت‌پلیس را هم همین‌طور وصل کنیم؟
منطق یکی است: یک کالا، یک موجودی، یک فاکتور. هر کانال که جدا بفروشد و جدا کم نکند، همان آشوب ووکامرس را می‌سازد. نگاشت SKU را سخت‌گیرتر کنید چون نام کالا در مارکت‌پلیس اغلب با نام داخلی فرق دارد.
حسابدار باید وارد پیشخوان ووکامرس شود؟
نه لزوماً. اگر همگام درست باشد، کار حسابدار در دفتر است: اسناد، مودیان، مغایرت. ورود حسابدار به پیشخوان فقط برای استثنا و کشف خطاست. اگر هر روز باید آنجا فاکتور بسازد، اتصال کار نمی‌کند.
گزارش فروش ووکامرس با سود و زیان یکی نیست. طبیعی است؟
تا حد کارمزد درگاه، زمان تسویه و سفارش‌های لغو شده بله؛ تا حد دو برابر شدن فروش یا جا ماندن یک روز کامل، نه. هفته‌ای یک‌بار دو عدد را کنار هم بگذارید و فاصله را نام‌گذاری کنید. مقالهٔ صورت سود و زیان باید از فاکتور دفتر تغذیه شود نه از گزارش خام ووکامرس.
جمع‌بندی
ووکامرس وقتی با حسابداری یکی است که SKU به کارت کالا برسد، موجودی از انبار دفتر بیاید، سفارش قطعی فاکتور بسازد، و برگشت هر سه جا دیده شود. افزونه بدون این نگاشت فقط یک کپی از سفارش در جایی دیگر است. قبل از کمپین بعدی یک سفارش حقوقی و یک استرداد را تا کارپوشه و تا کاردکس دنبال کنید. اگر وسط راه اکسل لازم شد، هنوز آماده فروش پرترافیک نیستید.