چهار موضوع صورتحساب در سامانه مودیان — اصلی، اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش — اگر قاطی شوند، هم کارپوشه فروشنده خراب می‌شود هم ارزش افزودهٔ خریدار. این مقاله تصمیم روزمره است: کی اصلاح کنیم، کی ابطال، کی برگشت، و چرا فاکتور منفی در اکسل هیچ‌کدام از این‌ها نیست.
اول اصل را بفهمید: یک معامله، یک سند مرجع
صورتحساب اصلی همان معاملهٔ واقعی است. بقیهٔ اسناد باید به آن ارجاع بدهند. اگر برای هر اشتباه یک فاکتور جدید بزنید، سامانه چند معامله می‌بیند و دفتر شما یک معامله. نقطهٔ شروع همیشه فاکتور اصلی موفق یا حداقل صادرشده است. جزئیات نوع و الگو در صورتحساب الکترونیکی ۱۴۰۵ آمده؛ این‌جا فقط موضوع سند است.
اصلاحی؛ وقتی معامله همان است و داده غلط است
اصلاحی برای این‌هاست: تعداد اشتباه، مبلغ یا تخفیف غلط، شناسه کالا نادرست، شرح گمراه‌کننده، روش تسویه نادرست، نرخ ارزش افزوده ناسازگار با کالا. معامله اتفاق افتاده، خریدار همان است، کالا تقریباً همان است.
اصلاحی برای این‌ها نیست: پشیمانی مشتری، برگشت فیزیکی کالا، صدور به نام شخص دیگر، فاکتور تکراری. آن‌ها مسیر جدا دارند.
قبل از ارسال اصلاحی با خریدار مؤدی هماهنگ کنید. او در کارپوشه‌اش اثر سند را می‌بیند و اگر اظهارنامه را روی رقم قبلی بسته باشد، غافلگیری می‌سازد. در نرم‌افزار، اصلاحی باید از روی فاکتور اصلی ساخته شود تا ارجاع شناسه یکتا از دست نرود.
ابطالی؛ وقتی آن سند نباید وجود می‌داشت
ابطال یعنی این صورتحساب از اساس نباید در کارپوشه می‌ماند. نمونه‌ها:
- دو بار ارسال یک فروش
- خریدار کاملاً غلط (شناسه ملی شرکت دیگر)
- فاکتور تستی که اشتباهاً روی محیط عملیاتی رفته
- معامله‌ای که هرگز تحویل و تسویه نشده و از ابتدا اشتباه ثبت شده
ابطال کل فاکتور به‌خاطر برگشت دو قلم از ده قلم غلط است. ابطال بی‌دلیل هم در رسیدگی این سؤال را می‌سازد که چرا صدور اولیه این‌قدر شلخته بوده. دسترسی ابطال را به حسابدار محدود کنید.
برگشت از فروش؛ وقتی معامله رخ داد و بعد برعکس شد
کالا برگشته، خدمت لغو شده، یا بخشی از قرارداد کاهش یافته. این‌جا باید اثر مالی کم شود، نه این‌که تاریخ را پاک کنید. برگشت می‌تواند جزئی باشد. موجودی انبار، بدهکار مشتری و مالیات باید با همان سند حرکت کنند. اگر فقط در انبار برگشت بزنید و به سامانه نرود، خریدار هنوز آن خرید را در کارپوشه دارد.
در اصنافی مثل لوازم یدکی و مواد غذایی این سناریو هر هفته تکرار می‌شود. انبار و فاکتور باید یک رویداد ببینند؛ صفحهٔ حسابداری صنف همین اتصال را از زاویه مغازه می‌گوید.
جدول تصمیم سریع
- رقم غلط، مشتری و کالا همان: اصلاحی
- سند نباید صادر می‌شد: ابطالی
- کالا یا خدمت بعد از فروش برگشته: برگشت از فروش
- هنوز پیش‌فاکتور است و قطعی نشده: هیچ‌کدام؛ به سامانه نفرستید
- تخفیف بعد از فروش با توافق جدید: معمولاً اصلاحی یا برگشت جزئی؛ سیاست را یک‌بار بنویسید و همان را اجرا کنید
ترتیب عملی در نرم‌افزار
- وضعیت صورتحساب اصلی را در کارپوشه بخوانید. ردشده را اول تعیین‌تکلیف کنید؛ روی سند ردشده اصلاحی بی‌معناست.
- سند جدید را از روی اصلی بسازید نه با ثبت دستی جدا.
- موجودی و حساب مشتری را از همان سند حرکت دهید.
- ارسال کنید و وضعیت را همان روز بخوانید.
- چاپ برای مشتری باید شماره ارجاع به فاکتور اول را نشان دهد.
اگر از شرکت معتمد استفاده می‌کنید، معلوم کنید چه کسی سند اصلاحی را در آن سمت می‌بیند. دو سیستم جدا یعنی دو بار جا انداختن. مقایسه مسیرها در معتمد یا ارسال مستقیم است.
مثال‌های واقعی
مثال ۱ — تعداد: ۱۲ کارتن فروخته‌اید، در فاکتور ۲۱ ثبت شده. معامله همان است. اصلاحی.
مثال ۲ — خریدار غلط: فاکتور نوع ۱ به شرکت هم‌نام ولی شناسه ملی دیگر رفته. ابطال و صدور اصلی جدید برای خریدار درست.
مثال ۳ — برگشت جزئی: رستوران مواد اولیه به شعبه دوم فروخته؛ سه کیلو از ده کیلو برگشته. برگشت از فروش برای سه کیلو؛ ابطال کل فاکتور موجودی شعبه را به هم می‌ریزد. برای تولید و مواد، حسابداری صنایع غذایی همین حساسیت فسادپذیری را هم دارد.
مثال ۴ — فاکتور تکراری: اینترنت قطع شده و کاربر دوباره ارسال زده. یکی را ابطال کنید؛ هر دو را رها نکنید تا «بعداً»
سؤالات پرتکرار
می‌توانم فاکتور جدید منفی بزنم به‌جای برگشت از فروش؟
در دفتر داخلی شاید شکلش شبیه باشد؛ برای سامانه معمولاً موضوع درست برگشت از فروش است با ارجاع به اصلی. فاکتور منفی جدا، معامله جدید تلقی می‌شود.
چند بار می‌شود یک فاکتور را اصلاح کرد؟
از نظر عملی هرچه کمتر بهتر. زنجیرهٔ اصلاح روی اصلاح، خواندن کارپوشه را سخت می‌کند. ریشهٔ خطا را روی کالا و مشتری ببندید.
ابطال را خریدار باید تأیید کند؟
خریدار مؤدی اثر را در کارپوشه می‌بیند. برای مبلغ و مالیات، هماهنگی قبلی از دعوای پایان دوره ارزان‌تر است.
برگشت بعد از چند ماه مجاز است؟
سیاست داخلی و ضوابط دوره را با حسابدار چک کنید. هرچه فاصله بیشتر، توضیح رسیدگی سخت‌تر. تاریخ برگشت را واقعی ثبت کنید.
جمع‌بندی
اصلاحی برای دادهٔ غلط است، ابطالی برای سندی که نباید می‌بود، برگشت برای معامله‌ای که بعداً برعکس شده. هر سه باید به فاکتور اصلی وصل شوند و موجودی و مالیات را با خود ببرند. اگر این سه دکمه در نرم‌افزار از روی همان فاکتور کار کنند، کارپوشه دیگر محل آزمون و خطا نیست.