در گفت‌وگوی روزمرهٔ خیلی از مغازه‌ها هنوز دو فاکتور شنیده می‌شود: «رسمی» و «غیررسمی». منظور معمولاً این است که یکی برای اداره و سامانه است و یکی برای مشتری آشنا با قیمت دیگر. از نظر دفتر و از نظر سامانه مودیان، این دوگانگی خطرناک است. معامله یا رخ داده یا رخ نداده. اگر رخ داده، باید در دفتر و — در چارچوب قانون مؤدی — در صورتحساب الکترونیکی دیده شود. ساختن دو حقیقت، هم موجودی را خراب می‌کند هم در رسیدگی قابل دفاع نیست.
این مقاله توصیه به فرار مالیاتی نیست و جای مشاور حقوقی را نمی‌گیرد. هدف این است که تیم فروش و حسابدار زبان واحد داشته باشند: پیش‌فاکتور چیست، فاکتور داخلی چیست، صورتحساب مورد قبول سازمان چیست، و چرا «فاکتور دوم» موجودی و بدهکار را می‌شکند.
سه چیز که باید از هم جدا شوند
پیش‌فاکتور یا اعلام قیمت، پیشنهاد است نه فروش. تا قبول و تحویل یا تحقق خدمت، درآمد نیست و نباید به سامانه به‌عنوان صورتحساب اصلی برود. جزئیات را در مقالهٔ پیش‌فاکتور ببینید.
فاکتور عملیاتی داخلی می‌تواند برای کنترل انبار و کمیسیون باشد؛ اما اگر مبلغ و کالا با صورتحساب الکترونیکی فرق داشته باشد، دو دفتر ساخته‌اید. نرم‌افزار درست همان فاکتور فروش را به سامانه می‌فرستد نه یک فایل موازی.
صورتحساب الکترونیکی همان معامله است در قالب سازمان امور مالیاتی: نوع، الگو، شناسه کالا، خریدار، مالیات. جزئیات در صورتحساب الکترونیکی ۱۴۰۵. «غیررسمی» در این چارچوب یعنی معامله‌ای که در کارپوشه نیست. اگر کالا از قفسه کم شده، آن معامله در دنیای واقعی رخ داده است.
چرا دو قیمت روی دو کاغذ دفتر را می‌شکند
فرض کنید کالا ۲۰ میلیون به مشتری حقوقی فروخته می‌شود. روی کاغذ داخلی ۲۰ میلیون و خروج انبار ثبت می‌شود، اما به سامانه ۱۲ میلیون می‌رود یا اصلاً نمی‌رود. موجودی با نسخهٔ داخلی می‌خواند، درآمد مالیاتی با نسخهٔ دیگر، و بدهکار مشتری بسته به این‌که کدام را در اشخاص زده‌اید فرق می‌کند. در رسیدگی یا در اختلاف با خریدار، هر دو نسخه علیه شما قابل استفاده‌اند.
خریدار مؤدی اگر نوع ۱ بخواهد، در کارپوشه باید همان خرید را ببیند تا اعتبار ارزش افزوده و هزینه خریدش جور دربیاید. فاکتور ناقص یا مفقود، مشکل دو طرف است نه فقط فروشنده. مقالهٔ ارزش افزوده روی فاکتور همین اتصال را از زاویه مالیات می‌گوید.
تخفیف واقعی با حذف معامله فرق دارد
اگر می‌خواهید به مشتری آشنا تخفیف بدهید، تخفیف باید روی همان فاکتور دیده شود تا مالیات بعد از تخفیف درست باشد. پاک کردن بخشی از فروش از سامانه و نگه داشتن خروج کامل از انبار، تخفیف نیست؛ دو حقیقت است. سیاست تخفیف را در نرم‌افزار قفل کنید تا فروشنده مبلغ را در پیام‌رسان کم نکند و در فاکتور کامل بزند.
برگشت کالا مسیر قانونی دارد: برگشت از فروش متصل به فاکتور اصلی. ابطال وقتی است که معامله از اساس نباید می‌ماند. مقالهٔ اصلاحی، ابطالی و برگشت را به‌جای «فاکتور دوم منفی» بگذارید.
نقش نرم‌افزار؛ قفل به‌جای توصیه دیواری
اگر صندوق بتواند فروش بزند بدون این‌که سند و در صورت شمول صورتحساب ساخته شود، دستورالعمل اخلاقی دوام نمی‌آورد. قفل یعنی خروج انبار بدون فاکتور ممکن نباشد، و فاکتور فروش همان خوراک مودیان باشد. در حسابیکس این یکپارچگی فلسفه محصول است؛ در هر نرم‌افزار دیگری هم باید همان را در دمو تست کنید. معیار انتخاب در نرم‌افزار متصل به مودیان.
مثال فروشگاه قطعه
تعمیرگاه می‌خواهد فاکتور نوع ۱ برای ۱۰ قطعه. فروشنده از روی عادت نوع ۲ می‌زند و روی کاغذ جدا مشخصات را می‌نویسد. کارپوشه خریدار خالی است، اعتبار ارزش افزوده نمی‌گیرد، و هفته بعد اصلاحی یا فاکتور جدید لازم می‌شود. هزینه این عادت از چند دقیقه پر کردن شناسه ملی در کارت مشتری بیشتر است. کارت شخص کامل قبل از اولین فروش نوع ۱، این را کم می‌کند.
سؤالات پرتکرار
فروش نقدی جزئی به مصرف‌کننده را می‌شود شب یکجا کرد؟
تجمیع را فقط با حسابدار و با آخرین دستورالعمل انجام دهید. از نظر انبار، خروج باید نزدیک لحظه فروش باشد. تجمیع بی‌ضابطه موجودی لحظه‌ای را خراب می‌کند.
مشتری فاکتور نمی‌خواهد؛ باز هم بزنیم؟
نخواستن کاغذ از سوی مصرف‌کننده، الزام قانونی شما را لزوماً برنمی‌دارد. تکلیف نوع صورتحساب را با نقش مشتری و با قانون روز مشخص کنید نه با درخواست شفاهی.
فاکتور داخلی برای انبار و فاکتور رسمی جدا؟
دو مبلغ جدا نه. یک رویداد، یک سند عملیاتی، یک صورتحساب در صورت شمول. کپی چاپی یا پیش‌نمایش می‌تواند باشد؛ منبع حقیقت یکی است.
سال‌های قبل بدون سامانه چه می‌شود؟
این مقاله برای رویه امروز است. تاریخچه را با مشاور پرونده ببینید. از این به بعد دو دفتر نسازید.
جریمه چیست؟
جزئیات در مقالهٔ جرایم سامانه مودیان و در متن قانون. پیشگیری با یک منبع حقیقت از چانه‌زنی بعد از اخطار ارزان‌تر است.
جمع‌بندی
فاکتور رسمی و غیررسمی دو قیمت برای یک خروج کالا نیست؛ یا معامله در دفتر و سامانه یکی است یا دفتر از واقعیت جدا شده است. تخفیف را روی همان سند بزنید، برگشت را با موضوع درست بفرستید، و صندوق را طوری قفل کنید که فروش بدون سند ساخته نشود. اگر امروز دو فایل اکسل برای «واقعی» و «اداره» دارید، همان دو فایل اولین جایی است که موجودی و کارپوشه از هم جدا می‌شوند.