مهاجرت از هلو به حسابداری ابری یعنی انتقال کالا، مشتری، مانده و عادت صندوق؛ نه فقط نصب یک برنامه جدید. اگر این کار را بدون چک‌لیست انجام دهید، موجودی اول دوره غلط می‌شود و سامانه مودیان از روز اول روی دادهٔ کج می‌نشیند. این مقاله مسیر عملی است. صفحهٔ محصول حسابیکس و مسیر اختصاصی مهاجرت از هلو در سایت را کنار این چک‌لیست بگذارید.
چرا اصلاً مهاجرت؟
دلایل رایج: چند شعبه و دورکاری، فروش آنلاین، ارسال مستقیم به سامانه مودیان از روی همان فاکتور، خستگی از قفل و کاربر اضافه، یا نیاز به API. اگر فقط از قیمت ناراضی‌اید ولی عملیات آفلاین تک‌صندوق برایتان کافی است، مهاجرت را به خاطر مد انجام ندهید.
قبل از هر خروجی؛ عکس وضعیت فعلی
- انبارگردانی یا حداقل کاردکس قابل دفاع از کالاهای پرحرکت
- مانده مشتری و تأمین‌کننده؛ بدهکار و بستانکار را امضا کنید
- چک‌های نزد صندوق و نزد بانک با سررسید
- کالای بدون موجودی یا بدون قیمت را پاکسازی کنید؛ زباله را منتقل نکنید
- شناسه کالا/خدمت اگر دارید، روی کارت بماند؛ اگر ندارید، قبل از اولین فاکتور ابری بسازید — راهنمای شناسه
چه چیزی را منتقل کنید و چه چیزی را نه
منتقل کنید: اشخاص، کالا با واحد و قیمت، مانده اول دوره، موجودی تعدادی، حساب‌های بانکی و صندوق، چک‌های باز.
معمولاً از نو بسازید: کاربران و دسترسی‌ها، الگوی فاکتور مودیان، گردش انبار تاریخی اگر گزارش قانونی از نرم‌افزار قدیم می‌گیرید.
تاریخچهٔ چندساله را اگر لازم دارید در آرشیو هلو نگه دارید و در سیستم جدید از تاریخ مشخص «روز صفر» شروع کنید. دو سیستم را بدون تاریخ قطع با هم جلو نبرید؛ فروش دو بار ثبت می‌شود.
روز صفر
- یک تاریخ اعلام کنید: مثلاً جمعه شب. بعد از آن فاکتور فقط در مقصد.
- مانده‌ها را با سند افتتاحیه بزنید و با گزارش هلو تیک بزنید.
- سه فاکتور واقعی تست: نقدی مصرف‌کننده، نوع ۱ به مشتری شرکتی، یک برگشت.
- چاپ و ارسال مودیان را قبل از باز کردن در به مشتری تست کنید.
اگر چند شعبه دارید، یا همه با هم قطع می‌شوند یا شعبه به شعبه با انبار جدا. قاطی کردن ماندهٔ شعبه در یک انبار، بدتر از تأخیر یک هفته‌ای است.
بعد از مهاجرت؛ دو هفته مراقبت
هر روز جمع فروش مقصد را با حافظهٔ صندوق و کارپوشه مقایسه کنید. اختلاف را همان روز ببندید. آموزش صندوقدار را روی همان سه سناریو تست بگیرید نه روی منوی کامل. پشتیبانی را از قبل داشته باشید؛ شب جمعه تنها نمانید.
سؤالات پرتکرار
می‌شود هلو و ابر را ماه‌ها موازی نگه داشت؟
برای گزارش تاریخی بله؛ برای صدور فاکتور جاری نه. یک منبع صدور انتخاب کنید.
کالاهای بدون بارکد چه؟
بارکد داخلی بسازید و به شناسه مالیاتی نگاشت کنید. کالا را بدون هویت وارد مقصد نکنید.
مانده مشتری را گرد کنم؟
نه. همان ریال را منتقل کنید و اختلاف را با سند مشخص در مبدأ ببندید.
مودیان وسط مهاجرت قطع نشود؟
صف ارسال مبدأ را صفر کنید، گواهی و حافظه را در مقصد تست کنید، بعد قطع کنید. مسیر حافظه و کارپوشه را جدا طی کنید.
جمع‌بندی
مهاجرت از هلو با عکس وضعیت، پاکسازی، روز صفر و سه فاکتور تست جلو می‌رود. نرم‌افزار مقصد اگر متن‌باز و ابری باشد کار را آسان‌تر می‌کند ولی جای چک‌لیست را نمی‌گیرد. از کالاهای پرفروش و مشتریان بدهکار شروع کنید؛ آن‌ها محل درد واقعی‌اند.