کارت‌خوان فروش را نقد می‌کند؛ سامانه مودیان معامله را ثبت می‌کند. این دو یکی نیستند. خیلی از فروشگاه‌ها فکر می‌کنند چون همه پرداخت‌ها از پوز رد می‌شود، تکلیف مالیاتی هم خودکار است. در عمل پوز به بانک می‌نشیند و کارمزد می‌گیرد، و صورتحساب جدا از روی فاکتور صندوق باید به کارپوشه برود. اتصال یعنی فاکتور صندوق همان سند پوز و همان خوراک مودیان باشد، نه سه فایل آخر شب.
مغایرت بانک را در مغایرت‌گیری بانکی ببینید. نوع فاکتور صندوق در نوع ۱ و ۲. این صفحه همگام‌سازی سه جریان است.
سه جریان یک فروش نقدی
جریان کالا: خروج از قفسه. جریان مالیاتی: صورتحساب با نوع و شناسه. جریان بانک: تسویه پوز با تأخیر و کارمزد. اگر فقط پوز را «فروش» بنامید، موجودی و مودیان جا می‌مانند. اگر فقط فاکتور نوع ۲ بزنید و پوز را جدا در اکسل، بانک با دفتر نمی‌خواند.
شماره پایانه و کد پیگیری را در شرح دریافت بگذارید تا مغایرت فردا ممکن باشد. چند پوز روی یک حساب بدون تفکیک، فروش گمشده یک پایانه را پنهان می‌کند.
تجمیع روزانه؛ وسوسه و خطر
بعضی صندوق‌ها فروش خرد را شب یک فاکتور می‌کنند. از نظر انبار، خروج باید نزدیک لحظه فروش باشد وگرنه موجودی لحظه‌ای دروغ است. از نظر مودیان، تجمیع را فقط با حسابدار و آخرین دستورالعمل انجام دهید. تجمیع بی‌ضابطه جزئیات نوع و کالا را می‌خورد. رسمی و غیررسمی.
کارمزد و مالیات
کارمزد پوز هزینه دوره است نه کاهش فروش. اگر فروش را خالص واریز بانک بزنید، هم درآمد کم دیده می‌شود هم ارزش افزوده روی مبلغ مشتری نمی‌نشیند. فاکتور با مبلغی که مشتری دیده صادر شود؛ کارمزد سند جدا. ارزش افزوده فاکتور.
مثال یک شیفت
صندوق ۸۲ میلیون روی پوز، ۲ میلیون نقد، کارمزد حدود یک درصد روی پوز. اگر دفتر فقط ۸۱ میلیون بانک فردا را فروش بداند، یک میلیون کارمزد و ۲ میلیون نقد و کل مودیان جا مانده‌اند. راه درست: فاکتورهای شیفت جمع ۸۴ میلیون، دریافت پوز و نقد جدا، کارمزد هزینه، تسویه بانک با اقلام در راه. صورتحساب‌ها همان فاکتورها.
قفل صندوق
فروش بدون فاکتور زده نشود. فاکتور بدون خروج کالا — در کالای موجودی‌دار — ذخیره نشود. ابطال فقط با دسترسی. در حسابداری مغازه و دفتر حسابیکس این یکپارچگی معنی اتصال پوز به مودیان است نه کابل فیزیکی به سازمان.
اتصال فنی در برابر اتصال حسابداری
کابل پوز به صندوق ممکن است مبلغ را روی فاکتور بنشاند؛ این هنوز مودیان نیست. اتصال حسابداری وقتی کامل است که همان فاکتور شناسه کالا، نوع صورتحساب و ارسال داشته باشد و همان مبلغ در دریافت پوز با کد پیگیری ثبت شود. فروشنده‌ای که می‌گوید «پوزمان به سامانه وصله»، بپرسید آیا کارپوشه شماره یکتای همان فروش را نشان می‌دهد یا فقط شاپرک واریز کرده است.
شیفت شب و تسویه T+۱ را روی کاغذ پایانه‌ها بنویسید. مغایرت فردا صبح بیشتر از خطای مالیاتی، خطای خزانه است؛ ولی اگر برای بستن اختلاف فاکتور را دستکاری کنید، مودیان هم خراب می‌شود. اول خزانه را با اقلام در راه آشتی دهید، بعد وضعیت ارسال را نگاه کنید.
فروشگاه‌های چندصندوق باید هر صندوق را به کاربر و در صورت امکان به پایانه مشخص وصل کنند. فاکتور بدون نام فروشنده و دریافت بدون پایانه، در اختلاف صندوق آخر ماه مقصر را گم می‌کند و در رد مودیان هم نمی‌دانید کدام شیفت کارت کالا را غلط زده است.
مغایرت صبح فردا؛ ترتیب بستن
اول جمع فاکتور شیفت را با جمع نوار پوز و با نقد صندوق مقایسه کنید. اختلاف را نام بگذارید: فاکتور بدون پوز، پوز بدون فاکتور، کارمزد، یا اشتباه شیفت. دوم اقلام در راه بانک را با واریز واقعی تیک بزنید. سوم وضعیت ارسال مودیان همان فاکتورها را ببینید. دستکاری فاکتور برای این‌که بانک بچسبد، ارزش افزوده و کارپوشه را خراب می‌کند. سند اصلاح خزانه جدا از اصلاح صورتحساب است.
پایانه‌های چندگانه را در گزارش جدا کنید. یک پایانه خاموش یا جابه‌جا شده ممکن است فقط در یک صندوق دیده شود. کاربر صندوق باید روی فاکتور بنشیند تا رد شناسه کالا به همان شیفت برگردد. فروش بدون نام فروشنده در اختلاف آخر ماه فقط اتهام پخش می‌کند.
آنچه اتصال واقعی پوز به مودیان نیست
کابل پوز، اپلیکیشن پرداخت، و گزارش شاپرک هیچ‌کدام صورتحساب الکترونیکی نیستند. اتصال واقعی این است: یک فروش، یک فاکتور با شناسه کالا و نوع، یک دریافت با کد پیگیری، یک ارسال موفق با شماره یکتا. اگر هر کدام جدا فایل دارند، هنوز سه سیستم دارید. در خرید نرم‌افزار همین سناریو را در دمو اجرا کنید نه اسلاید «متصل به پوز».
برگشت روی پوز را بدون برگشت کالا و بدون سند برگشت از فروش نبندید. مشتری پول را گرفته، قفسه پر است، و کارپوشه هنوز فروش را نشان می‌دهد — یا برعکس. هر سه جریان باید در همان شیفت یا حداکثر روز بعد با هم بسته شوند.
سؤالات پرتکرار
گزارش پوز را به سازمان بدهیم کافی است؟
خیر. گزارش شاپرک جایگزین صورتحساب الکترونیکی نیست.
چند فروشنده یک پوز
شیفت صندوق و کاربر نرم‌افزار را جدا کنید. پوز مسئول مالیاتی نیست؛ فاکتور هست.
فروش آنلاین درگاه جدا
همان منطق: سفارش قطعی فاکتور می‌سازد، تسویه درگاه طلب در راه است. ووکامرس.
قطع بودن اینترنت پوز
فروش را روی فاکتور محلی نگه دارید و بعد همگام کنید. پوز آفلاین دلیل نساختن صورتحساب نیست اگر بعداً باید برود؛ مهلت را با حسابدار ببینید.
برگشت در پوز
برگشت وجه بدون برگشت کالا و بدون سند برگشت از فروش، سه جریان را از هم جدا می‌کند. هر سه را با هم ببندید.
مثال دوم؛ دو صندوق و یک پایانه مشترک
فروشگاه با دو صندوق که هر دو به یک کارت‌خوان می‌زنند، آخر شب نمی‌فهمد کدام فروشنده کدام مبلغ را گرفته است. فاکتور بدون کاربر و دریافت بدون پایانه مشخص، مغایرت را غیرقابل تقسیم می‌کند. حداقل هر فاکتور باید نام فروشنده داشته باشد و هر دریافت کد پیگیری. اگر می‌توانید پایانه را به صندوق قفل کنید، بهتر است. اختلاف صندوق در این مدل معمولاً خطای مالیاتی نیست؛ خطای کنترل داخلی است که بعداً با دستکاری فاکتور به مودیان هم سرایت می‌کند.
شیفت شب که تسویه بانک فردا می‌آید، فروش را با اقلام در راه ثبت کنید. فردا صبح اول خزانه را با واریز واقعی آشتی دهید، بعد کارپوشه را نگاه کنید. اگر برای چسباندن بانک فاکتور را عوض کنید، ارزش افزوده شیفت خراب می‌شود. کارمزد را همیشه هزینه جدا ببینید نه کاهش فروش.
در دموی نرم‌افزار همین شیفت را اجرا کنید: چند فروش پوز، یک نقد، یک برگشت وجه، یک فاکتور نوع ۱ سازمانی. اگر سیستم فقط جمع کارت‌خوان را فروش می‌نامد، اتصال حسابداری ندارد حتی اگر کابل پوز وصل باشد.
امشب سه عدد را کنار هم بگذارید: جمع فاکتور شیفت، جمع نوار پوز به‌اضافه نقد، تعداد ارسال موفق مودیان. اگر فرق دارند، اتصال هنوز کامل نیست. اول اختلاف را نام بگذارید، بعد سند بزنید. کارمزد را از فروش کم نکنید. گزارش شاپرک را به‌جای صورتحساب به کسی نشان ندهید؛ آن گزارش بانک است نه کارپوشه.
جمع‌بندی
پوز بانک را پر می‌کند؛ مودیان از فاکتور پر می‌شود. این دو را با کارمزد و تأخیر تسویه در دفتر آشتی بدهید نه با یکی دانستن‌شان. امشب جمع پوز را با جمع فاکتور شیفت و با تعداد ارسال موفق تیک بزنید. اگر سه عدد فرق دارند، اتصال هنوز کامل نیست.