داروخانه با کالای تاریخ‌دار، گاهی یخچالی، و با الزام‌های صنفی و قانونی کار می‌کند که فروشگاه معمولی ندارد. این مقاله راهنمای درمان نیست و جای مشاور حقوقی و مسئول فنی داروخانه را نمی‌گیرد. از نظر حسابداری، مسئله این است که هر قلم با بچ و انقضا وارد شود، فروش به موجودی همان بچ وصل شود، کالای نزدیک انقضا قبل از ضایع شدن دیده شود، و فاکتور رسمی با سامانه مودیان و با بیمه — اگر طرف‌حساب است — یکی باشد. بدون این‌ها، قفسه دارو ممکن است پر باشد و دفتر یا خالی باشد یا پر از موجودی غیرقابل فروش.
پایه خرده‌فروشی در حسابداری فروشگاه است. تفاوت داروخانه در بچ، یخچال، و طرف‌حساب بیمه و تأمین‌کننده متمرکز است.
بچ، انقضا، و خروج
ورود دارو باید تعداد، نرخ، بچ و تاریخ انقضا داشته باشد. خروج باید از بچ نزدیک‌تر به انقضا باشد مگر الزام دیگری در رویه شما باشد. فروختن بچ تازه و ماندن بچ کهنه، ضایعات ساخته‌شده است نه بدشانسی. نرم‌افزار اگر فقط نام ژنریک را کم کند و بچ را نگه ندارد، انبارگردانی به حدس تبدیل می‌شود.
کالای یخچالی را در گزارش جدا ببینید. قطع برق و ضایعات یک‌شبه را به ضایعات عادی ماه قاطی نکنید. بیمه خسارت اگر دارید، دریافت را به همان زیان وصل کنید.
خرید از توزیع‌کننده و برگشت
توزیع‌کننده‌های اصلی را تفصیلی جدا نگه دارید. برگشت نزدیک انقضا طبق قرارداد باید سند برگشت از خرید باشد، نه کم کردن شفاهی از فاکتور بعدی. تأخیر ثبت خرید، فروش روز را از موجودی غایب می‌زند؛ در کالای گران این انحراف سریع درشت می‌شود. پرداخت را به همان فاکتور خرید وصل کنید تا مانده تأمین‌کننده قابل پیگیری باشد.
بیمه، سهم بیمار، و تأخیر وصول
اگر بخشی از فروش از مسیر بیمه می‌گذرد، سهم بیمار و سهم سازمان را قاطی نکنید. سهم سازمان تا وصول، طلب است نه موجودی بانک. تأخیر چندماهه بیمه نقدینگی را می‌فشارد در حالی که سود تعهدی ممکن است خوب دیده شود. مقالهٔ تعهدی و نقدی را برای این صنف جدی بگیرید. رد سند بیمه را مثل فاکتور برگشتی ببینید: باید مشخص شود کدام نسخ و کدام مبلغ برگشته تا دوباره از بیمار یا از سازمان پیگیری شود.
جزئیات قرارداد بیمه و الزام‌های مسئول فنی را از مراجع همان صنف بخوانید؛ دفتر حسابداری فقط اثر مالی را ثبت می‌کند.
مودیان و شناسه کالا
نرخ ارزش افزوده و شناسه کالا روی کارت باشد. بعضی اقلام رفتار مالیاتی متفاوت دارند؛ حدس صندوق در این صنف گران تمام می‌شود. فروش به مصرف‌کننده و فروش به مرکز درمانی را از نظر نوع صورتحساب جدا کنید. مقالهٔ شناسه کالا و خدمت و ارزش افزوده فاکتور را به کسی بدهید که کارت کالا را می‌سازد، نه فقط به حسابدار.
موجودی مرده و ضایعات منقضی
گزارش انقضای سی و نود روز را هفته‌ای ببینید. داروی منقضی دارایی قابل فروش نیست؛ نگه داشتنش در موجودی، ترازنامه را دروغ می‌کند. سند ضایعات با مجوز مسئول فنی و با اثر روی بها. دور ریختن بدون سند، کسری می‌سازد که به نام سرقت یا خطای شمارش ثبت می‌شود.
مثال اختلاف بچ
یک قلم با دو بچ در قفسه است: یکی دو ماه تا انقضا و یکی هشت ماه. سیستم اگر اول بچ هشت‌ماهه را کم کند، دو ماه بعد بچ اول منقضی می‌شود در حالی که فروش همان کالا ظاهراً خوب بوده است. زیان ضایعات در گزارش «ناگهانی» دیده می‌شود. قفل خروج نزدیک‌ترین تاریخ انقضا این را کم می‌کند. شمارش دوره‌ای باید با لیست بچ باشد نه با نام کالا.
سؤالات پرتکرار
مکمل و آرایشی را با دارو یکی کنیم؟
گروه جدا، حاشیه جدا، گاهی مالیات جدا. قاطی کردن در یک قفسهٔ متفرقه، هم سفارش را خراب می‌کند هم گزارش سود را. موجودی می‌تواند در یک انبار فیزیکی باشد و در دفتر گروه جدا داشته باشد.
نسخه را فاکتور کنیم یا تجمیع روزانه؟
از نظر موجودی، خروج باید نزدیک لحظه تحویل باشد. از نظر مودیان، با حسابدار و آخرین دستورالعمل هماهنگ کنید. تجمیع بی‌ضابطه جزئیات طرف‌حساب را می‌خورد.
کالای یخچالی در قطعی برق
بعد از رویداد، مقدار ضایع‌شده را سند کنید و به بیمه اطلاع دهید اگر پوشش دارید. نگه داشتن عدد در موجودی تا آخر ماه، فقط سود را جابه‌جا می‌کند.
چند شعبه داروخانه
هر شعبه انبار و صندوق جدا. انتقال بین شعبه با بچ و حواله. فروش از شعبه‌ای که موجودی ندارد، در این صنف علاوه بر نارضایتی، ریسک موجودی منفی روی بچ اشتباه است.
آیا نرم‌افزار عمومی حسابداری برای داروخانه کافی است؟
اگر بچ و انقضا و گزارش نزدیک انقضا ندارد، برای این صنف کافی نیست حتی اگر فاکتور و مودیان داشته باشد. این را در دمو با دو بچ یک کالا تست کنید.
جمع‌بندی
حسابداری داروخانه یعنی بچ و انقضا در کاردکس زنده باشد، بیمه جدا از نقد دیده شود، ضایعات منقضی سند داشته باشد، و مالیات روی کارت کالا قفل باشد. قفسه مرتب بدون لیست بچ، موجودی قابل اتکا نیست. این هفته گزارش سی‌روز تا انقضا را بگیرید و برای هر قلم تصمیم بگذارید: فروش، برگشت به توزیع‌کننده، یا ضایعات. همان گزارش از تراز آزمایشی کلی برای این صنف عملی‌تر است.