حقوق در کسب‌وکار کوچک اغلب در اکسل جدا از دفتر است: واریز بانک زده می‌شود و عنوان «حقوق» روی سند می‌نشیند بدون این‌که حکم، کسور بیمه، مالیات حقوق و بدهی پایان ماه معلوم باشد. نتیجه این است که هزینه نیروی انسانی در صورت سود و زیان ناقص است، بدهی بیمه در ترازنامه دیده نمی‌شود، و در رسیدگی لیست بیمه با دفتر نمی‌خواند. حسابداری حقوق یعنی هر ماه یک سند از روی لیست محاسبه، جدا کردن سهم کارگر و کارفرما، و پرداخت‌هایی که به همان بدهی وصل می‌شوند نه به هزینه دوباره.
جزئیات قانون کار و بخشنامه بیمه را از مراجع همان سال بخوانید؛ این مقاله جای مشاور بیمه نیست. انضباط دفتر را می‌گوید تا عدد حقوق با بانک و با لیست یکی باشد.
حکم و لیست؛ منبع حقیقت
برای هر نفر حداقل حکم ساده نگه دارید: مزد، مزایا، تاریخ شروع. لیست ماه از روی حکم ساخته می‌شود نه از روی حافظه واریز ماه قبل. اضافه کاری، غیبت، مساعده و کسور باید روی همان لیست باشند. اگر واریز بانک را مستقیم هزینه کنید و لیست جدا در اکسل بماند، دو عدد ساخته می‌شود که هیچ‌وقت یکی نیستند.
مساعده و وام پرسنل دارایی یا پیش‌پرداخت است تا از حقوق کسر شود؛ هزینه حقوق ماه پرداخت مساعده نیست. قاطی کردن این دو، هزینه نیروی انسانی را در ماه مساعده باد می‌کند و ماه بعد کم نشان می‌دهد.
سند ماهانه؛ هزینه و بدهی
هزینه حقوق و مزایای کارگر در دوره کارکرد شناسایی می‌شود حتی اگر واریز دهم ماه بعد باشد. این همان مبنای تعهدی است؛ تعهدی و نقدی. طرف بستانکار معمولاً حقوق پرداختنی، بیمه پرداختنی، مالیات حقوق پرداختنی است. روز واریز، این بدهی‌ها با بانک تهاتر می‌شوند. اگر روز واریز دوباره «هزینه حقوق» بزنید، هزینه دو بار دیده می‌شود.
سهم بیمه کارفرما هزینه جداست نه کسر از حقوق کارگر. مخلوط کردن سهم کارگر و کارفرما در یک مبلغ، هم لیست بیمه را سخت می‌کند هم بدهی را.
پرداخت و مغایرت بانک
فایل بانک یا پرداخت یکجا باید با جمع خالص لیست بخواند. اختلاف معمولاً یک نفر جا مانده، مساعده دوبار کسر شده، یا کارمزد بانک است. مقالهٔ مغایرت‌گیری بانکی را روی همان حساب حقوق بگیرید. واریز به حساب اشتباه را با سند شخص پرسنل درست کنید نه با هزینه متفرقه.
تولید و سربار
در کارگاه، دستمزد خط می‌تواند به بهای تمام‌شده نزدیک شود و حقوق اداری در هزینه دوره بماند. مقالهٔ حسابداری کارگاه تولیدی و بهای تمام‌شده. اگر همه را یک معین کنید، حاشیه محصول معنی ندارد.
مثال ده نفر
جمع ناخالص ۸۰۰ میلیون، کسور بیمه و مالیات کارگر ۱۲۰، خالص ۶۸۰ که دهم ماه بعد واریز می‌شود، سهم کارفرما بیمه جدا. در پایان ماه کارکرد: هزینه حقوق و سهم کارفرما بدهکار، سه بدهی بستانکار. دهم ماه بعد فقط بانک و بدهی‌ها. اگر صبر کنید تا دهم و همه را یکجا هزینه کنید، ماه کارکرد سود دروغ و ماه واریز زیان دروغ می‌بینید.
سؤالات پرتکرار
حقوق را از تنخواه مدیر بدهیم
باز هم باید به لیست و به شخص وصل شود. پرداخت نقدی بدون لیست، هم کنترل داخلی ضعیف است هم بدهی بیمه را پنهان می‌کند.
پیمانکار نیروی انسانی به‌جای پرسنل
فاکتور پیمانکار خرید خدمت است نه لیست حقوق؛ تکلیف بیمه و قرارداد را جدا ببینید. در دفتر قاطی کردن پیمانکار با حقوق، گزارش نیروی انسانی را خراب می‌کند.
عیدی و سنوات
سیاست ذخیره ماهانه یا شناسایی در مقطع را بنویسید و ثابت بمانید. شناسایی یکباره در اسفند بدون ذخیره، همان ماه را غیرقابل مقایسه می‌کند. بستن سال در چک‌لیست بستن سال.
نرم‌افزار حقوق جدا از حسابداری
خروجی لیست باید سند بسازد یا دست‌کم یک‌به‌یک وارد شود. دو سیستم بدون پل، همان مشکل اکسل است.
مالک که حقوق نمی‌گیرد
برداشت مالک حقوق نیست. آن را در حقوق مالکانه ببینید نه در هزینه پرسنل. ترازنامه.
جمع‌بندی
حسابداری حقوق یعنی لیست منبع سند است، هزینه در ماه کارکرد می‌آید، بدهی بیمه و مالیات جدا می‌ماند، و واریز فقط بدهی را می‌بندد. اکسل جدا به‌اضافه یک سند بانک، در رسیدگی گران تمام می‌شود. این ماه لیست را با سند دفتر و با جمع واریز بانک سه ستونه تیک بزنید. اگر یکی نخواند، همان اختلاف را قبل از ماه بعد ببندید.