پیش‌فاکتور در کسب‌وکار ایرانی همان اعلام قیمت و شرایط است: کالا یا خدمت، مهلت اعتبار، نحوه پرداخت، و گاهی زمان تحویل. مشتری هنوز نخریده؛ موجودی نباید مثل فروش قطعی کم شود؛ درآمد نباید شناسایی شود؛ و صورتحساب اصلی سامانه مودیان نباید از روی یک پیشنهاد ساخته شود. قاطی کردن پیش‌فاکتور با فاکتور، هم قفسه را قفل می‌کند هم کارپوشه را با معامله‌ای پر می‌کند که بعداً باید ابطال شود.
این راهنما مرز پیش‌فاکتور، رزرو موجودی، تبدیل به فاکتور، و ارتباط با سامانه را روشن می‌کند تا فروشنده و حسابدار یک زبان داشته باشند.
پیش‌فاکتور چه چیزی هست و چه چیزی نیست
پیشنهاد است. می‌تواند شماره و تاریخ و اعتبار سه یا هفت روزه داشته باشد تا مشتری و شما بدون ابهام حرف بزنید. تعهد قطعی فروش نیست مگر در قرارداد همان را نوشته باشید. فاکتور فروش سند تحقق معامله است: تحویل کالا یا انجام خدمت و شناسایی درآمد در مبنای تعهدی. صورتحساب الکترونیکی همان فاکتور قطعی در قالب سازمان است. مقالهٔ فاکتور رسمی و غیررسمی را با این تفکیک بخوانید.
در نرم‌افزار، وضعیت‌ها باید جدا باشند: پیش‌نویس، ارسال‌شده به مشتری، منقضی، ردشده، تبدیل‌شده به فاکتور. یک لیست که همه را «فاکتور» می‌نامد، گزارش فروش را باد می‌کند.
موجودی؛ رزرو موقت نه خروج
اگر کالای کمیاب است، می‌توانید رزرو کوتاه با تاریخ انقضا بگذارید تا دو مشتری همزمان آخرین دستگاه را نگیرند. رزرو، مانده قابل تعهد را کم می‌کند نه لزوماً کاردکس خروج را. انقضای رزرو باید خودکار یا با پیگیری فروشنده آزاد شود؛ وگرنه قفسه پر است و سیستم می‌گوید قابل فروش نیست. مقالهٔ نقطه سفارش و کاردکس روی مانده قابل تعهد سوارند.
خروج فیزیکی قبل از قطعی شدن فروش، امانت یا ارسال آزمایشی است و باید وضعیت جدا داشته باشد. اگر به‌عنوان فروش ثبت شود و مشتری برنگردد، اصلاح بعدی شلوغ می‌شود.
تبدیل به فاکتور؛ آگاهانه
وقتی مشتری قبول کرد و شرایط تحقق فروش برقرار شد، پیش‌فاکتور به فاکتور تبدیل می‌شود: همان کالا، همان قیمت یا قیمت به‌روز طبق شرط، و داده مالیاتی کامل برای نوع صورتحساب. تبدیل نباید خاموش و گروهی برای صد پیشنهاد منقضی اجرا شود. هر تبدیل یک تصمیم است. بعد از تبدیل، پیش‌فاکتور باید وضعیت «تبدیل‌شده» بگیرد تا دوباره فاکتور نشود.
تغییر قیمت بین پیش‌فاکتور و فاکتور رایج است چون فی طلا یا آهن عوض شده. سیاست را بنویسید: فی روز تحویل، یا فی قفل‌شده روی پیش‌فاکتور. بدون سیاست، اختلاف با مشتری به «دو فاکتور» تبدیل می‌شود.
سامانه مودیان
پیش‌فاکتور را به‌عنوان صورتحساب اصلی نفرستید. تا معامله قطعی نشده، کارپوشه جای پیشنهاد نیست. اگر اشتباهاً ارسال شد، مسیر ابطال یا تعیین‌تکلیف را با مقالهٔ اصلاحی و ابطالی و با حسابدار طی کنید نه با فاکتور جدید موازی. صورتحساب الکترونیکی.
بیعانه روی پیش‌فاکتور
دریافت بیعانه بدهی است تا فروش قطعی شود. آن را درآمد نکنید. در فاکتور نهایی، بیعانه تهاتر می‌شود. اگر پیش‌فاکتور منقضی شد و بیعانه طبق قرارداد قابل برگشت است، پرداخت برگردانید؛ اگر طبق قرارداد ضبط می‌شود، همان‌جا درآمد یا جریمه را با رویه مکتوب ثبت کنید نه با سکوت در صندوق.
مثال فروشگاه تجهیزات
پیش‌فاکتور ۱۸۰ میلیون برای یک دستگاه، اعتبار پنج روز، رزرو موجودی. روز چهارم مشتری می‌گوید بخر. تبدیل به فاکتور نوع ۱ با شناسه ملی، خروج قطعی، ارسال سامانه. اگر همان پیش‌فاکتور روز اول به سامانه می‌رفت و مشتری منصرف می‌شد، ابطال و توضیح لازم بود و دستگاه بی‌جهت از قابل فروش خارج می‌ماند. رزرو پنج‌روزه بدون ارسال مالیاتی، همین سناریو را تمیز نگه می‌دارد.
سؤالات پرتکرار
پیش‌فاکتور را مشتری امضا کند کافی است برای درآمد؟
امضا می‌تواند قبول پیشنهاد باشد؛ تحقق فروش معمولاً تحویل یا شروع خدمت است. مبنای تعهدی را در رویه بنویسید. مقالهٔ تعهدی و نقدی.
چند نسخه پیش‌فاکتور برای یک مشتری
نسخه‌ها را باطل یا منقضی کنید تا فروشنده از روی نسخه ارزان‌تر نفروشد. شماره نسخه روی سند باشد.
ووکامرس سبد رهاشده پیش‌فاکتور است؟
خیر. سبد رهاشده حتی پیشنهاد رسمی شما نیست. وقتی سفارش قطعی شد، تازه مسیر فاکتور شروع می‌شود. حسابداری ووکامرس.
پیمانکاری و صورت‌وضعیت
صورت‌وضعیت به پیش‌فاکتور مغازه شبیه نیست؛ الگوی جدا و قرارداد دارد. آن را با اعلام قیمت خرده‌فروشی یکی نکنید.
گزارش فروش از روی پیش‌فاکتور
برای پیش‌بینی قیف فروش مفید است؛ برای سود و زیان نه. گزارش مدیریتی را با عنوان درست بگذارید تا با درآمد قطعی عوضی گرفته نشود.
جمع‌بندی
پیش‌فاکتور پیشنهاد است، فاکتور معامله است، صورتحساب الکترونیکی همان معامله در قالب سازمان است. رزرو موقت را با خروج قطعی عوضی نگیرید و بیعانه را تا تحقق فروش بدهی نگه دارید. اگر امروز پیش‌فاکتورهای باز دارید که موجودی را قفل کرده‌اند و مشتری‌شان هفته‌هاست نیامده، همان لیست را منقضی کنید؛ قفسه دوباره قابل فروش می‌شود و گزارش فروش به عدد واقعی نزدیک می‌شود.