کاردکس کالا همان دفتر روزنامهٔ انبار است: هر ورود، هر خروج، مانده مقداری و مانده ریالی در یک لحظه. بدون کاردکس، موجودی آخر ماه از روی شمارش می‌آید و سود از روی حدس. با کاردکس ناقص — خروج بدون فاکتور، ورود بدون خرید، واحد قاطی — مانده منفی و نرخ جهنده ساخته می‌شود و هیچ‌کس به گزارش اعتماد نمی‌کند. این مقاله برای مسئول انبار و حسابدار فروشگاه و پخش است که می‌خواهند کاردکس را بخوانند، اختلاف را پیدا کنند، و آن را به فاکتور فروش وصل نگه دارند.
اتصال بها را در مقالهٔ بهای تمام‌شده کالا ببینید. این‌جا خود گردش است.
چه ستون‌هایی باید زنده باشند
تاریخ، نوع سند (خرید، فروش، برگشت خرید، برگشت فروش، حواله بین انبار، تعدیل، ضایعات)، شماره سند، مقدار ورود، مقدار خروج، مانده مقدار، نرخ، مانده ریال. بدون نوع سند، همه چیز «حرکت» است و پیدا کردن فروش بدون فاکتور سخت می‌شود. نرخ باید از روش ارزیابی بیاید نه از تایپ فروشنده.
کاردکس مقداری بدون ریال برای شمارش خوب است و برای سود کافی نیست. کاردکس ریالی بدون مقدار، برای کالای وزنی بی‌معنی است. هر دو با هم لازم‌اند.
رویدادهایی که کاردکس را می‌شکنند
فروش بدون خروج، خروج بدون فروش، خرید بدون ورود، ورود بدون فاکتور خرید، تعدیل بدون مجوز برای رند کردن مانده، دو واحد روی یک کارت، کالای دوبل با دو کد برای یک قلم فیزیکی. منفی شدن مانده یعنی یکی از این‌ها زودتر رخ داده است. منفی را با ورود خیالی نبندید؛ سند جا مانده را پیدا کنید.
حواله بین انبار اگر فقط مبدأ را کم کند و مقصد را زیاد نکند، کالا در راه گم می‌شود. هر دو طرف باید در یک سند یا در دو سطر متصل ثبت شوند.
خواندن کاردکس برای پیدا کردن خطا
از آخر به اول: آخرین سندی که مانده را غیرعادی کرده. جهش نرخ بعد از یک خرید با واحد غلط کلاسیک است — ۱۰ کیلو که ۱۰ گرم ثبت شده. مانده ثابت با وجود فروش یعنی خروج نرفته. مانده کم با قفسه پر یعنی ورود نرفته یا کد فروش با کد قفسه فرق دارد.
شمارش را با کاردکس همان لحظه مقایسه کنید نه با مانده دیروز. تفاوت را سند کنید: کسری، اضافه، یا ضایعات. پنهان کردن تفاوت تا «بعداً پیدا شود» یعنی ترازنامه دروغ.
نقطه سفارش و موجودی احتیاطی
وقتی کاردکس درست باشد، می‌توانید بگویید زیر این مانده سفارش بده. بدون کاردکس، نقطه سفارش حدس است و یا انباشت می‌خرید یا تمام می‌کنید. نقطه سفارش را روی کالای پرگردش بگذارید نه روی همه هزار کد از روز اول. مقاله پخش در حسابداری عمده موجودی قابل تعهد را از مانده خام جدا می‌کند؛ رزرو سفارش باز باید از مانده قابل فروش کم شود.
مثال دو کد برای یک فیلتر
خرید روی کد الف می‌رود، فروش با بارکد کد ب. کاردکس الف انباشته و ب منفی می‌شود. شمارش قفسه یک عدد وسط نشان می‌دهد که با هیچ‌کدام نمی‌خواند. ادغام بعد از گردش، تاریخچه را سخت می‌کند. پیشگیری: کالای جدید بدون بارکد فروش نرود و جست‌وجوی تکراری نام قبل از ساخت کارت اجباری باشد.
سؤالات پرتکرار
کاردکس را آخر ماه از روی شمارش بسازیم؟
آن‌وقت فقط یک نقطه دارید نه مسیر. خطاهای وسط ماه پیدا نمی‌شوند. دائمی کار کنید و شمارش را کنترل کنید.
تعدیل کوچک هر روز مجاز است؟
خیر اگر مجوز و علت ندارد. تعدیل روزانه جای خروج ثبت‌نشده را می‌گیرد و عادت می‌شود. سقف بنویسید و بالای آن را پیگیری کنید.
چند انبار یک کاردکس؟
کاردکس به تفکیک انبار، بعد جمع. یکی کردن مانده دو انبار، کسری شعبه را پنهان می‌کند.
کالای امانی در کاردکس ما باشد؟
در کاردکس جدا یا با وضعیت امانی. ریال دارایی شما نباید زیاد شود.
گزارش کاردکس با تراز آزمایشی نمی‌خواند
مانده ریالی همه کالاها باید با معین موجودی یکی باشد. اگر نیست، سندهایی هستند که انبار را زده‌اند و دفتر را نه، یا برعکس. اول همان اختلاف را ببندید بعد صورت سود و زیان بدهید. تراز آزمایشی.
جمع‌بندی
کاردکس مسیر کالاست نه فقط مانده آخر. ورود و خروج را به سند مالی وصل کنید، منفی را با تعدیل خیالی نبندید، و شمارش را سند کنید. ده کالای پرفروش را این هفته سطر به سطر با فاکتور تیک بزنید. اگر آن ده تا تمیز باشند، بخش بزرگ ریال انبار و بهای تمام‌شده قابل دفاع است.