پیمانکار عمرانی، تأسیساتی یا خدماتی با فاکتور فروش مغازه کار نمی‌کند. آنچه به کارفرما می‌دهد صورت‌وضعیت است: پیشرفت کار، کسور بیمه و مالیات تکلیفی، شماره قرارداد، و گاهی تضمین حسن انجام. اگر همین صورت‌وضعیت را با الگوی فروش عادی به سامانه مودیان بفرستید، از نظر سامانه ناقص است حتی اگر جمع ریال درست باشد. الگوی پیمانکاری لایه جداست؛ نوع صورتحساب هنوز معمولاً نوع ۱ است چون کارفرما مؤدی است. این مقاله دفتر پروژه را به کارپوشه وصل می‌کند بدون این‌که جای مشاور قرارداد یا آخرین دستورالعمل سازمان را بگیرد.
صفحهٔ پروژه و کنترل هزینه زاویه محصول است. حسابداری صنف را در مطلب پیمانکاری ساختمانی جدا می‌آوریم؛ اینجا خود الگو و صورت‌وضعیت است.
چرا الگوی فروش عادی برای پیمان کافی نیست
فروش کالا یک تحویل مشخص دارد. پیمان یک قرارداد بلندمدت است که در چند صورت‌وضعیت به پول تبدیل می‌شود. سازمان برای همین فیلدهای قرارداد، کارفرما و پیشرفت را در الگو دیده است. خالی گذاشتن شماره قرارداد یا فرستادن «فروش خدمات» به‌جای صورت‌وضعیت، هم رد می‌سازد هم در رسیدگی پروژه را با فروش متفرقه قاطی می‌کند.
کسور قانونی — بیمه، مالیات تکلیفی، حسن انجام — باید در ساختار صورتحساب جای مشخص داشته باشند نه در یک سطر تخفیف مبهم. اگر کسور را فقط در اکسل پروژه نگه دارید و به سامانه مبلغ ناخالص بدون کسور بفرستید، کارفرما در کارپوشه عددی می‌بیند که با پرداختش نمی‌خواند.
یک قرارداد، چند صورت‌وضعیت، چند صورتحساب
هر صورت‌وضعیت تأییدشده یک رویداد قابل صدور است. پیش‌پرداخت قرارداد درآمد کامل پیمان نیست؛ بدهی است تا کار انجام شود. صورت‌وضعیت علی‌الحساب را با قطعی عوضی نگیرید. درصد پیشرفت روی صورتحساب باید با گزارش کارگاه یکی باشد نه با عددی که حسابدار برای رند کردن گذاشته است.
اصلاح صورت‌وضعیت بعد از ارسال، اصلاحی متصل به همان سند است نه فاکتور جدید با موضوع تازه. اگر کارفرما صورت‌وضعیت را رد کرد، قبل از ارسال سامانه تکلیف را در دفتر پروژه روشن کنید. مقالهٔ اصلاحی و ابطالی.
دفتر پروژه و بهای تمام‌شده
هزینه مصالح، دستمزد اکیپ، پیمانکار دسته دو و سربار باید روی همان شماره قرارداد بنشینند. در غیر این صورت صورتحساب به کارفرما می‌رود ولی شما نمی‌دانید آن صورت‌وضعیت سود داشته یا نه. کارگاه تولیدی کوچک منطق مواد و ساخته را دارد؛ پیمان منطق پروژه و پیشرفت را. حسابداری کارگاه و بهای تمام‌شده را با شماره پروژه بخوانید نه به‌جای آن.
ضمانت‌نامه بانکی دارایی یا هزینه تعهدی جداست؛ آن را با درآمد صورت‌وضعیت قاطی نکنید. آزاد شدن ضمانت رویداد خزانه است.
مثال یک صورت‌وضعیت
قرارداد تأسیسات با کارفرمای حقوقی، صورت‌وضعیت مرحله دوم ۴٫۲ میلیارد تومان ناخالص، کسور بیمه و مالیات طبق قرارداد، پیشرفت اعلامی ۴۰ درصد. اگر این را به‌صورت فروش خدمات نوع ۲ بفرستید، کارفرما در کارپوشه خرید نوع ۱ ندارد و شما الگوی غلط دارید. راه درست: نوع ۱، الگوی پیمانکاری، ارجاع به شماره و تاریخ قرارداد، کارفرما با شناسه ملی، درصد پیشرفت، کسور در فیلدهای الگو. پرداخت بعدی کارفرما را به همان صورتحساب وصل کنید تا سن طلب پروژه معلوم بماند. وصول مطالبات.
نرم‌افزار؛ دمو را با صورت‌وضعیت واقعی بگیرید
در دمو فقط فاکتور فروش کالا نزنید. یک قرارداد با دو صورت‌وضعیت، کسور، و یک اصلاحیه بسازید. اگر سیستم الگوی پیمان ندارد، برای این صنف کافی نیست حتی اگر دکمه مودیان دارد. معیار کلی در نرم‌افزار متصل به مودیان و صدور از دفتر در حسابیکس.
چک‌لیست قبل از ارسال صورت‌وضعیت
- شماره و تاریخ قرارداد با نسخه امضاشده یکی است.
- کارفرما در کارت شخص با شناسه ملی استعلام‌شده نشسته است.
- درصد پیشرفت با گزارش کارگاه یا صورت‌جلسه قابل دفاع است.
- کسور بیمه و مالیات تکلیفی مطابق قرارداد در فیلد درست آمده نه در تخفیف آزاد.
- نوع صورتحساب با نقش کارفرما می‌خواند؛ معمولاً نوع ۱.
- الگو پیمانکاری است نه فروش کالا.
- هزینه‌های همان مرحله روی شماره پروژه در دفتر جمع شده و با مبلغ صورت‌وضعیت قابل توضیح است.
- پیش‌نمایش سامانه با نسخه‌ای که برای کارفرما می‌رود در جمع و شرح یکی است.
اگر کارفرما هنوز صورت‌وضعیت را امضا نکرده، ارسال را عقب بیندازید. عجله برای «این ماه در کارپوشه بنشیند» ابطال ماه بعد می‌سازد.
پیمانکار جزء، مصالح و کارفرما؛ سه نقش روی یک پروژه
شما ممکن است هم‌زمان از کارفرما صورت‌وضعیت بگیرید، به پیمانکار جزء صورت‌وضعیت بدهید، و از فروشگاه مصالح بخرید. این سه رویداد سه الگوی متفاوت‌اند. خرید مصالح الگوی فروش فروشنده است و شما سمت خریدار کارپوشه هستید. پرداخت به پیمانکار جزء، اگر مشمول صورتحساب باشد، باید با نقش او و با قرارداد جزء بخواند نه با کپی صورت‌وضعیت کارفرما. درآمد شما از کارفرما را با هزینه جزء و مصالح روی همان شماره پروژه جمع کنید تا بفهمید این مرحله سود داشته یا فقط نقدینگی جابه‌جا شده است.
پیش‌پرداخت کارفرما را درآمد نکنید تا کار معادلش انجام شود. ضمانت‌نامه و حسن انجام را با درآمد قاطی نکنید. اگر کارفرما درصدی نگه می‌دارد، طلب شما دو تکه است: قابل وصول همین صورت‌وضعیت و مانده تضمین. صورتحساب باید با قرارداد یکی باشد تا کارفرما در کارپوشه همان عددی را ببیند که در صورت‌جلسه امضا کرده است.
اصلاح صورت‌وضعیت و تأخیر کارفرما
کارفرما ممکن است صورت‌وضعیت را کم کند، رد کند، یا دیر امضا کند. تا امضا نشده، ارسال سامانه را عقب بیندازید. بعد از ارسال، کم شدن مبلغ مسیر اصلاحی است نه فاکتور جدید با موضوع «مابه‌التفاوت». تأخیر پرداخت رویداد خزانه است؛ ابطال صورتحساب چون پول نیامده، مگر فسخ قرارداد، کارپوشه را از پیشرفت کار جدا می‌کند. جلسه ماهانه پروژه باید سه عدد داشته باشد: صورت‌وضعیت تأییدشده، صورتحساب موفق، و دریافت. اگر این سه از هم دور شدند، اول ببینید کدام مرحله گیر کرده نه این‌که اکسل جدید بسازید.
در دموی نرم‌افزار یک قرارداد با دو صورت‌وضعیت، یک کسور بیمه، و یک اصلاحیه بسازید. اگر سیستم فقط فاکتور فروش کالا دارد، برای پیمان کافی نیست حتی اگر دکمه مودیان روشن باشد.
سؤالات پرتکرار
پیمانکار جزء هم باید الگوی پیمان بفرستد؟
اگر با شما قرارداد پیمان دارد و صورت‌وضعیت می‌دهد، بله در چارچوب ضوابط همان الگو. خرید مصالح از فروشگاه الگوی فروش است نه پیمان. دو نقش را روی یک فاکتور قاطی نکنید.
چند پروژه یک کارفرما
شماره قرارداد جدا. مخلوط کردن صورت‌وضعیت دو پروژه در یک صورتحساب، هم پیشرفت را بی‌معنی می‌کند هم حساب پروژه را.
صورت‌وضعیت ردشده کارفرما را به سامانه بفرستیم؟
معامله قطعی نیست. اول تأیید کارفرما، بعد صدور. ارسال زود، ابطال بعدی می‌سازد.
ارزش افزوده روی صورت‌وضعیت
نرخ و معافیت را از قانون روز و از موضوع قرارداد بخوانید. حدس صندوق اینجا گران است. ارزش افزوده فاکتور.
نرم‌افزار فروشگاهی برای پیمانکار
اگر فقط مصالح می‌فروشد شاید. اگر صورت‌وضعیت پروژه می‌دهد، بدون الگو و بدون مرکز پروژه کافی نیست.
مثال دوم؛ پیمان تأسیسات با دو کارفرما
یک شرکت کوچک هم‌زمان با شهرداری و با یک کارفرمای خصوصی قرارداد دارد. اگر صورت‌وضعیت‌ها بدون شماره قرارداد به سامانه بروند، کارپوشه دو کارفرما قاطی می‌شود و درصد پیشرفت بی‌معنی می‌گردد. هر کارفرما کارت جدا، هر قرارداد شماره جدا، هر صورت‌وضعیت ارجاع به همان قرارداد. هزینه اکیپ و مصالح را هم روی همان شماره پروژه بزنید وگرنه سود هر قرارداد در تراز کل گم می‌شود و شما فقط می‌فهمید «شرکت ضرر داده» بدون این‌که بدانید کدام پیمان.
کسور را در فیلد الگوی پیمان بنویسید. اگر بیمه و مالیات تکلیفی را تخفیف بگذارید، کارفرما در کارپوشه مبلغی می‌بیند که با پرداختش نمی‌خواند و شما در اظهار هم داستان دیگری دارید. پیش‌پرداخت را تا پیشرفت متناظر درآمد نکنید. وقتی کارفرما صورت‌وضعیت مرحله سوم را کم می‌کند، اصلاحی همان سند است نه فاکتور چهارم با عنوان مابه‌التفاوت.
نرم‌افزار فروشگاهی که فقط خروج کالا می‌شناسد، این صحنه را به فاکتور خدمات تبدیل می‌کند و فیلد قرارداد ندارد. برای پیمان آن را با دموی صورت‌وضعیت واقعی رد کنید حتی اگر قیمتش مناسب باشد.
امروز یک صورت‌وضعیت باز را بردارید و با پیش‌نمایش سامانه مقایسه کنید: شماره قرارداد، کارفرما، درصد پیشرفت، کسور، نوع صورتحساب. هر فیلد خالی یعنی هنوز الگوی فروشگاه را برای پیمان استفاده می‌کنید. همان صورت‌وضعیت را به هزینه همان مرحله روی شماره پروژه وصل کنید. اگر هزینه پیدا نشد، سود این مرحله در دفتر وجود ندارد حتی اگر کارپوشه مبلغ را قبول کند. صفحهٔ پروژه و کنترل هزینه برای همین اتصال است نه برای جایگزینی الگوی مودیان.
جمع‌بندی
الگوی پیمانکاری یعنی قرارداد، کارفرما، پیشرفت و کسور روی همان صورتحساب نوع ۱ بنشینند نه روی فاکتور فروش عادی. دفتر پروژه باید همان شماره را در هزینه و طلب نگه دارد. امروز یک صورت‌وضعیت باز را با پیش‌نمایش سامانه مقایسه کنید. اگر فیلد قرارداد خالی است، هنوز الگوی فروشگاه را برای پیمان استفاده می‌کنید.